Hoe telefoneer je met een wanbetaler?

Elke ondernemer kent het probleem van facturen die te laat betaald worden. Wanneer dat gebeurt, raden we aan om de klant eerst te bellen voor je een aanmaning stuurt. Telefoneren gaat sneller dan een brief sturen, het is persoonlijker dan een e-mail en je krijgt onmiddellijk feedback van je klant. Die kan je bovendien ook niet meer negeren als hij je aan de lijn heeft. Het doel van zo’n telefoontje is altijd om een uiterste betaaldatum vast te leggen. Maar hoe pak je zo’n gesprek concreet aan? We geven vijf tips.

1. Speel kort op de bal

Hoe langer een factuur onbetaald blijft, hoe kleiner de kans op een spontane betaling. Wacht niet langer dan een week om te bellen. Anders wek je de indruk dat betalingsachterstand aanvaardbaar is. Voorzie een vast tijdstip in jouw agenda om wanbetalers te bellen. Blokkeer, bijvoorbeeld, elke maandagnamiddag in je agenda om te telefoneren met de slechte betalers. Zo garandeer je dat alle facturen wekelijks opgevolgd worden.

wanbetalers aanpakken

2.Voorbereiding

Goed begonnen is half gewonnen. Zorg ervoor dat je alle noodzakelijke gegevens op voorhand verzamelt.

  • Over hoeveel facturen gaat het?
  • Wat is het openstaande bedrag?
  • Wie is de contactpersoon bij de klant?
  • ...

De meeste informatie staat op de factuur. Je wil dus zeker een kopie van de factuur in kwestie bij de hand hebben. Houd ook alle andere informatie goed bij. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  • Had de klant opmerkingen na het verzenden van de factuur?
  • Is dit de eerste keer dat hij te laat betaalt?
  • Zijn er specifieke afspraken gemaakt met de klant?
  • ...

3. To the point

Op het moment dat je belt, moet je sterk in je schoenen staan. Er is een betalingsachterstand en je wil weten wanneer de klant zal betalen. Stel je klant daarom ook niet de vraag waarom hij niet betaald heeft. Zo geef je hem de kans om met excuses te komen. Vraag hem wanneer hij wel zal betalen.

Als de klant toch met excuses komt, gebruik deze dan tegen hem. Wacht hij op een betaling van een klant, zeg dan dat jullie ook leveranciers moeten betalen. Geeft hij aan dat hij het even moeilijk heeft, zeg dan dat jullie geen bank zijn. Als hij onvoldoende geld heeft, dan moet hij dit op een andere manier oplossen.

4. Leg een concrete betaaldatum vast.

Bepaal voor je belt welk uitstel je aanvaardbaar vindt. Sommige klanten zullen hun uiterste best doen om jouw flexibiliteit te testen. Door op voorhand een uiterste datum vast te leggen, weersta je aan de verleiding om toe te geven.  Overleg tijdens het gesprek met de klant wanneer hij zal betalen. Stelt de klant een datum voor die binnen de vooraf bepaalde marges ligt, dan stem je hiermee in.

Vraag of de klant akkoord gaat om ten laatste op het afgesproken tijdstip te betalen. Je hoeft niet tevreden te zijn met “ik ga mijn best doen” of “ik zal bekijken of dit mogelijk is”. Je wil een “ja” horen. Dring hier op aan. Indien nodig stel je een ultimatum.

bellen wanbetalers tips

 

5.Schriftelijke afspraken.

Bevestig de afspraak (of het ultimatum) altijd per e-mail. Dit bewijst dat het gesprek heeft plaatsgevonden. Voeg ook een kopie van de factuur en eventueel ook nogmaals jouw algemene voorwaarden toe aan deze e-mail. Dan ontneem je de klant het excuus dat hij de factuur kwijt is of niet ontvangen heeft.

Het is trouwens altijd belangrijk om afspraken op papier te zetten. Ook op voorhand moet je algemene voorwaarden doorsturen bij je offerte of laten ondertekenen bij verkoop.
Dit zorgt ervoor dat je sterk staat bij eventuele discussies en kan wanbetaling helpen voorkomen.

Nog steeds geen betaling na je telefoontje?

Dan wordt het tijd om de volgende stap te zetten en een aanmaning te versturen.
Een goed voorbeeld van een wettelijke aanmaning vind je hier.

Krijg je daarop nog steeds geen betaling? Dan is het tijd om een derde partij in te schakelen.

Unpaid kan je daarbij helpen. Op ons platform start je gemakkelijk online een claim op. Onze deurwaarder gaat binnen 5 dagen al naar je klant thuis met een officiële aanmaning tot betalen. Jij betaalt op voorhand enkel een voorschot, je klant betaalt je volledige factuur en alle kosten van de invordering terug.

Wil je al een invordering starten?

Dien hieronder je eerste claim in en eis je zuurverdiende centen op:

Klaar om uw onbetaalde facturen te innen?

Vul je gegevens in om te starten.