Comment se comporter au téléphone avec un mauvais payeur ?
Tout entrepreneur est un jour ou l'autre confronté à des factures impayées. Dans pareil cas, nous conseillons toujours d'appeler d'abord le client avant de lui envoyer une mise en demeure. Téléphoner va plus vite qu'envoyer un courrier, c'est plus personnel qu'un e-mail et vous obtenez directement une réaction du client. Celui-ci ne peut en outre plus faire la source oreille une fois que vous l'avez en ligne. Pareil appel doit toujours avoir pour objectif de fixer une date ultime de paiement. Mais comment faire concrètement ? Voici 5 conseils.
1. Réagissez rapidement
Plus vous laisserez traîner une facture impayée, moins vous aurez de chances d'être payé spontanément. N'attendez donc pas plus d'une semaine avant de téléphoner. Autrement, vous donnerez l'impression que le retard de paiement est acceptable. Prévoyez un moment fixe dans votre agenda pour appeler les mauvais payeurs. Bloquez par exemple chaque lundi après-midi. Vous assurerez ainsi un suivi hebdomadaire de toutes les factures.
2 Préparez votre dossier
Partir sur de bonnes bases est essentiel. Veillez au préalable à rassembler toutes les données indispensables.
- De combien de factures s'agit-il ?
- Quel est le montant impayé ?
- Qui est la personne de contact chez le client ?
- …
La plupart de ces informations figureront sur la facture. Pensez donc certainement à avoir une copie de la facture en question à portée de main. Veillez aussi à disposer de toutes les autres informations utiles comme :
- Le client a-t-il émis des remarques après l'envoi de la facture ?
- Est-ce la première fois que le client ne paie pas une facture ?
- Des accords spécifiques ont-ils été conclus avec le client ?
- …
3. Ne tournez pas autour du pot
Faites preuve d'assurance et de fermeté au téléphone. Il y a un arriéré de paiement et vous voulez savoir quand le client va payer. Ne lui demandez donc pas pourquoi il n'a pas payé. Vous lui donneriez alors l'occasion de donner des excuses. Demandez par contre quand il va payer.
Et si le client avance malgré tout des excuses, utilisez-les contre lui. S'il attend un paiement d'un client, répondez que vous devez vous aussi payer vos fournisseurs. S'il dit rencontrer quelques difficultés passagères, dites-lui que vous n'êtes pas une banque. S'il n'a pas assez d'argent, c'est à lui de trouver une autre solution.
4. Fixez une date de paiement concrète.
Avant d'appeler, fixez le délai qui vous semble acceptable. Certains clients essaieront inévitablement de tester votre flexibilité. En fixant à l'avance une date limite, vous résisterez à la tentation de céder. Voyez avec le client quand il compte payer. S'il propose une date dans les limites prévues, acceptez.
Demandez au client s'il accepte de payer au plus tard à la date convenue. Ne vous contentez pas d'un « je vais faire de mon mieux » ou « je vais voir si c'est possible ». N'acceptez qu'un « oui ». Insistez bien. Posez si nécessaire un ultimatum.
5. Fixez les accords par écrit.
Confirmez toujours l'accord (ou l'ultimatum) par e-mail. Cela prouvera que la conversation a bien eu lieu. Joignez aussi une copie de la facture et éventuellement aussi vos conditions générales à cet e-mail. Le client ne pourra ainsi plus invoquer l'excuse qu'il a perdu la facture ou ne l'a pas reçue.
Toujours pas reçu de paiement après un appel téléphonique ?
Il est alors temps de passer à l'étape suivante et d'envoyer une mise en demeure.
Ça ne fonctionne toujours pas ? Il est alors temps de faire appel à un spécialiste.
Unpaid peut vous aider. Notre plateforme vous permettra d'introduire facilement un dossier en ligne et notre huissier se rendra dans les 5 jours chez votre client avec une mise en demeure officielle. Vous devrez juste avancer une provision et votre client vous remboursera la totalité de la facture ainsi que tous les frais de recouvrement.
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