Déclaration de respect de la vie privée

Introduction

Qui sommes-nous ?

Unpaid (dénommé ci-après « Unpaid » ou « nous ») attache une grande importance à la protection de votre vie privée et estime important que vos données à caractère personnel soient toujours traitées avec le soin et la confidentialité qui s'imposent.

Nous comprenons que vous vouliez savoir pourquoi nous vous demandons des données à caractère personnel et que vous puissiez être curieux de savoir ce que nous en ferons. La présente déclaration de respect de la vie privée (appelée ci-après « Déclaration de respect de la vie privée ») se veut une tentative de réponse. Si vous avez encore des questions après avoir lu la présente Déclaration de respect de la vie privée, vous pouvez toujours nous contacter.

Cette Déclaration de respect de la vie privée s'applique uniquement aux données à caractère personnel traitées par Unpaid, Unpaid B.V./SRL, N° BCE 713.022.546, n° TVA BE0813022546, ayant son siège social Port Arthurlaan 11e, à 9000 GENT/GAND, en qualité de responsable de traitement. Cela sera le cas lorsque nous, comme exposé ci-après, définirons le but et les moyens (ou le « pourquoi » et le « comment ») du traitement de vos données à caractère personnel.

Qu'entendons-nous par « traitement de données à caractère personnel » ?

Nous entendons par « traitement de données à caractère personnel » tout traitement de données qui peuvent vous identifier en tant que personne physique. Vous en saurez davantage sur les données concernées à la lecture de la présente Déclaration de respect de la vie privée.

La notion de « traitement » est large et couvre, entre autres, la collecte, le stockage, l'utilisation ou la diffusion de ces données.

À qui et à quoi s'applique cette Déclaration de respect de la vie privée ?

La présente Déclaration de respect de la vie privée s'applique à notre site internet www.unpaid.be (ci-après « le Site internet ») et aux activités s'y rapportant et/ou aux relations (commerciales) qui en découlent et sont entretenues dans ce cadre. Par exemple à la suite d'une prise de contact sur le Site internet pour des questions ou un intérêt pour nos services, pour le règlement des dossiers introduits/le recouvrement de vos factures impayées, pour le téléchargement de contenu sur notre Site internet, …

Les personnes concernées (ci-après « vous ») auxquelles cette Déclaration de respect de la vie privée s'adresse peuvent notamment être les visiteurs du Site internet, les prospects, les clients, les fournisseurs ou, pour autant qu'il ne s'agisse pas de personnes morales, les personnes de contact auprès de chacun d'eux ou tout autre individu entrant en contact avec nous.

Traitement des données personnelles

Quand collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collectons et traitons vos données quand :

  • vous nous contactez ou si vous nous avez contactés :
    par ex. lors d'une visite sur notre Site internet ;
    par ex. au moment de compléter un formulaire de contact sur notre Site internet ;
    par ex. en cas de téléchargement de contenu sur notre Site internet ;
    par ex. pour la tenue à jour d'un profil sur notre Site internet ;
  • nous vous fournissons ou avons fourni un service ;
  • nous pourrions vous fournir des services à l'avenir ;
  • vous êtes un débiteur d'un de nos clients ;
  • vous êtes notre interlocuteur pour un de nos clients ou fournisseurs. 

Quelles données personnelles pouvons-nous collecter ?

Nous pouvons traiter les informations ci-dessous à votre sujet. Cependant, selon la situation, nous ne disposons pas toujours de toutes les informations suivantes :

  • Vos données d'identification électroniques : adresse IP, type de navigateur, heures de connexion, …
  • Vos informations de contact : nom, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse, …
  • Vos données financières : données de paiement, ...
  • Votre historique de contacts : communications envoyées et reçues (par ex. communications téléphoniques, e-mails, réseaux sociaux, formulaires de contact), …

En cas de candidature, nous pouvons disposer de vos données d'identification (par ex. copie de votre carte d'identité), de vos caractéristiques personnelles (par ex. votre âge, votre lieu et date de naissance, ...) et de vos données professionnelles (par ex. CV, formations, connaissances linguistiques, …).

Quels sont les fondements juridiques de l'utilisation que nous faisons de vos données à caractère personnel ?

Nous ne traitons vos données qu'à des fins légitimes et le traitement reposera toujours sur les motifs de traitement énumérés dans le règlement général sur la protection des données (le RGPD ou GDPR).

Nous fondons le traitement des données à caractère personnel sur les principes suivants :

  1. Le traitement est indispensable pour la conclusion, l'exécution ou la résiliation d'un contrat avec nos clients et/ou fournisseurs et pour la prestation de nos services.
  2. Le traitement est indispensable pour le respect de nos obligations légales ou réglementaires.
  3. Le traitement repose sur nos intérêts légitimes qui peuvent, dans certains cas spécifiques, peser plus lourd que tout inconvénient potentiel pour vos droits moyennant le respect de conditions spécifiques. Lorsque nous nous reposons sur ce fondement juridique, nous limitons les effets que le traitement de données peut exercer sur votre vie privée en réduisant au maximum l'usage que nous en faisons et en prévoyant des garanties d'accès et de protection adéquates pour éviter toute utilisation illégitime.
  4. Le traitement repose sur votre consentement. Ce consentement est notamment déduit de la communication volontaire et directe de vos données, que ce soit verbalement, par écrit ou sous forme de formulaire/courrier électronique.

    Vous pouvez retirer votre consentement, à tout moment, en nous contactant. Nous vous demandons de toujours confirmer par écrit le retrait téléphonique de votre consentement ou de retirer votre consentement par e-mail ou par courrier.

Quelles sont les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel ?

Nous utilisons vos données personnelles aux fins décrites ci-après ou pour lesquelles vous avez donné votre consentement spécifique. Nous veillons toujours à ne collecter et traiter que les données indispensables aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Nous collectons vos données aux fins suivantes :

  • finalités opérationnelles : par ex. optimisation de notre Site internet, finalités statistiques et étude de marché, amélioration de nos services, réponse à vos demandes de contact, etc. ;
  • finalités professionnelles : par ex. pour communiquer sur nos services et vous en faire bénéficier, pour vous informer sur notre politique et nos conditions d'utilisation, pour développer et gérer les relations avec nos clients potentiels et existants ;
  • finalités commerciales : par ex. pour l'envoi de communications de marketing par e-mail ou par la poste ou pour permettre le téléchargement de contenu sur notre Site internet ;
  • finalités juridiques ou légales : nous pouvons par exemple utiliser et conserver des données à caractère personnel pour des raisons et procédures juridiques, pour respecter la législation et les ordres des autorités ; ou pour répondre à nos exigences en matière d'audits internes et externes, pour garantir la sécurité des informations ou pour protéger ou exécuter nos droits, pour protéger notre vie privée, notre sécurité ou nos biens ou ceux d'autres personnes.

Si nous souhaitons traiter vos données à caractère personnel dans un but autre que celui pour lequel les données à caractère personnel ont été obtenues, nous vous contacterons avant de traiter ces données plus avant.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne stockons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles les données ont été collectées ou traitées.

Étant donné que la période pour laquelle les données peuvent être conservées dépend des finalités pour lesquelles les données ont été collectées, la période de stockage peut varier selon la situation. Parfois, une législation spécifique nous obligera à conserver les données pendant une certaine période. Nos périodes de conservation des données à caractère personnel reposent sur des exigences légales et une pondération de vos droits et attentes par rapport à ce qui est utile et nécessaire pour la prestation de nos services.

Lorsqu'il n'est plus nécessaire de traiter vos données à caractère personnel, nous les supprimerons ou les anonymiserons. Si cela n'est pas possible (techniquement ou pour des raisons pratiques), par exemple parce que vos données sont stockées dans des archives de sauvegarde ou parce que nous en avons besoin dans une mesure limitée pour l'administration, avec des informations sur des personnes concernées ne voulant pas que nous les recontactions à l'avenir, nous conserverons alors vos données mais ne les traiterons pas davantage et les supprimerons dès que cela sera possible.

Qui nous transmet vos données à caractère personnel ?

Nous pouvons recevoir des données à caractère personnel directement de vous, de sources publiques (par ex. Banque-Carrefour des Entreprises) ou de tiers (par ex. si vous êtes débiteur d'un de nos clients).

Certaines données sont par ailleurs collectées de manière automatisée sur notre Site internet à travers l'utilisation de cookies ou de technologies comparables. Voyez notre déclaration en matière de cookies pour de plus amples explications à ce sujet.

Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous accordons une grande importance à la protection des données et avons pris les mesures (de précaution) physiques nécessaires et techniques et organisationnelles appropriées en vue de protéger vos données à caractère personnel contre toute perte ou toute forme de traitement illégal. Nous limitons l'accès aux données à caractère personnel au personnel et aux tiers s'ils ont besoin d'accéder à ces données à des fins professionnelles légitimes et pertinentes. En tant que cabinet d'avocats, nous sommes aussi tenus au secret professionnel en ce qui concerne les données que nous obtenons dans le cadre de l'exécution de nos missions.

En cas de violation en matière de données à caractère personnel, nous suivrons toutes les obligations d'information applicables concernant une telle violation.

Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne communiquerons pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf obligation en vertu de la loi, consentement de votre part ou caractère indispensable pour la réalisation d'un de nos objectifs précités.
Nous communiquons entre autres vos données à caractère personnel pour les catégories de destinataires suivantes :

  • Partenaires de collaboration
    Pour le recouvrement de vos factures impayées, nous collaborons de manière permanente avec l'étude d'huissiers de justice GDW (BV BVBA GDW-GENT, dont le siège social est établi Kortrijksesteenweg 1038, à 9051 GENT/GAND, et n° TVA/BCE 0808.505.886), ainsi qu'avec BV BVBA De Groote - De Man, n° BCE 878.001.735, dont le siège social est établi Heernislaan 91, à 9000 GENT/GAND, n° de TVA BE0878.001.735.
  • Prestataires de services externes
    Si nécessaire, nous faisons appel à des prestataires de services externes ou « sous-traitants » pour soutenir nos objectifs opérationnels, comme la prestation de nos services, la gestion de nos systèmes CRM ou IT ou l'exécution de tout autre processus (interne) d'exploitation.

    Nous ne communiquerons vos données à caractère personnel à ces prestataires de services externes que dans la mesure où cela est nécessaire pour l'objectif en question. Ceux-ci ne pourront pas utiliser les données à d'autres fins. Ces prestataires de services externes sont tenus contractuellement au respect de la confidentialité de vos données à caractère personnel et ont accès exclusivement aux données dont ils ont besoin pour exercer leurs activités.

    Si un de nos prestataires de services externes se trouve en dehors de l'Espace économique européen (« EEE »), nous veillerons à ce que le transfert (sécurité et traitement) de données à caractère personnel se fasse dans le respect de la législation en la matière et à ce que le niveau de protection soit approprié.

    La transmission de données à caractère personnel en dehors de l'EEE vers d'autres pays que ceux pour lesquels la Commission européenne juge le niveau de protection des données équivalent (voir : http://ec.europa.eu/justice/data-protection/internationaltransfers/adequ...), se fera sur la base d'accords avec des dispositions contractuelles types acceptées par la Commission européenne (voir : http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/tran...) ou d'autres garanties appropriées conformément à la législation applicable.
  • Autorités, police, organes de surveillance ou instances judiciaires
    Si la loi nous y oblige, nous pourrons partager vos données à caractère personnel avec les autorités, la police, les organes de surveillance ou les instances chargées de faire respecter la loi.

    Il est également possible que nous communiquions vos données à caractère personnel à un potentiel acheteur ou vendeur ou à leurs conseillers dans le cadre d'une enquête de due diligence en vue d'une fusion, acquisition ou autre transaction.

Droits de la personne concernée

Vous avez divers droits à l'égard des données à caractère personnel collectées à votre sujet. Si vous souhaitez invoquer l'un des droits suivants, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées précitées (par e-mail, par téléphone ou par courrier postal).

Vous disposez des droits suivants :

  • Droit de consultation et de copie : si vous le souhaitez, vous pouvez consulter vos données personnelles et en obtenir une copie ;
  • Droit d'adaptation ou de rectification : si vous estimez que nous disposons de données incorrectes à votre sujet, vous pouvez nous le faire savoir et nous les corrigerons pour vous ;
  • Droit d'échange de données (droit à l'oubli) :  si vous le souhaitez, vous pouvez nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Il pourra arriver que nous devions traiter ces données à d'autres fins ;
  • Droit à la limitation du traitement : si vous pensez que nous traitons vos données personnelles de manière illégitime ou incorrecte, vous pouvez aussi faire limiter ce traitement.
  • Droit d'opposition : vous pouvez introduire une réclamation contre le traitement de vos données à caractère personnel. S'il s'agit de marketing, nous cesserons le traitement dès que possible.
  • Droit à la portabilité : si vous souhaitez transférer vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter.

Cependant, l'exercice des droits précités est soumis à certaines exceptions en vue de protéger l'intérêt public, nos intérêts et les intérêts d'autres personnes physiques.

Lorsque vous soumettez une demande d'exercice de vos droits, nous vérifions d'abord votre identité en vous demandant une copie de votre carte d'identité. Nous évitons ainsi que vos données ne tombent entre de mauvaises mains.  

En principe, l'exercice de vos droits est gratuit. Si votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables à la lumière des frais administratifs que nous avons engagés. Dans ce même cas, cependant, nous pouvons également choisir de ne pas répondre à votre demande. Le cas échéant, vous serez toujours informé(e) des motifs qui justifient cette décision.

Dans tous les cas, nous vous informerons toujours au plus tard dans un délai de 4 semaines (pour les demandes simples) ou de 3 mois (pour les demandes complexes ou multiples) des suites réservées à votre demande.

Options de plainte pour la personne concernée

Malgré tout ce que nous mettons en œuvre pour protéger votre vie privée et respecter la législation en la matière, vous pouvez ne pas être d'accord avec la façon dont nous collectons, utilisons et/ou traitons vos données à caractère personnel.

Dans ce cas, il vous est naturellement toujours loisible de nous contacter, mais vous avez également d'autres options de plainte :

En outre, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de surveillance, que vous pouvez contacter à l'aide des données suivantes :

Par courrier :     
Autorité de protection des données 
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique

Par e-mail : contact@apd-gba.be
Par téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Par fax : +32 (0)2 274 48 35
    
Vous pouvez également, en cas de préjudice, introduire une demande en dommages et intérêts auprès du tribunal compétent.

Pour de plus amples informations sur les plaintes et les possibilités de recours, nous vous invitons à consulter le site web de l'Autorité de protection des données : https:// www.autoriteprotectiondonnees.be/plainte-et-recours.

Modifications

Nous nous réservons le droit d'apporter des modifications ou adaptations unilatérales à la présente Déclaration de respect de la vie privée. Cependant, la version la plus récente est toujours disponible sur notre Site internet.

Contacts

Vous pouvez adresser vos questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel et toute demande relative à l'exercice de vos droits ou plaintes à :

Par courrier :
Unpaid
Service : plaintes et protection de la vie privée
Port Arthurlaan 11e
9000 Gent/Gand

Via e-mail : info@unpaid.be 

Par téléphone : +32 (0)9 396 34 00