Notes de crédit : quoi, quand et comment ?

Tous les entrepreneurs y sont confrontés tôt ou tard : vous envoyez une facture et ce n'est qu'après coup que vous vous rendez compte que vous avez commis une erreur ou que vous devez y apporter des modifications. Voilà où entre en jeu la note de crédit ! En effet, vous ne pouvez pas simplement modifier votre facture et l'envoyer à nouveau. Et vous ne pouvez certainement pas la supprimer de vos comptes. Vous devez établir une note de crédit et l'envoyer à votre client. Nous vous expliquons brièvement ce qu'est une note de crédit, quand vous devez l’envoyer et comment vous devez la préparer.

Note de crédit quoi quand comment

Qu'est-ce qu'une note de crédit ?

Une note de crédit, également appelée facture de crédit, est une facture par laquelle vous corrigez une facture envoyée précédemment. En d'autres termes, vous utilisez une note de crédit pour renoncer à (une partie de) un montant facturé. Comme il s'agit d'un montant négatif, vous indiquez ce montant avec un signe moins sur le document.

De cette façon, vous émettez la renonciation sur papier et votre client sait officiellement qu'il ne doit plus payer ce montant. Si votre client a déjà payé la facture initiale, vous devez le rembourser du montant de la renonciation. Vous pouvez le faire qu’après avoir envoyé la note de crédit. Si votre client est d'accord, vous pouvez également choisir de conserver le montant de la renonciation pour le déduire d’un achat ultérieur. 

 

Quand dois-je émettre une note de crédit ?

Vous devez créer une note de crédit si vous voulez ou devez modifier une facture émise, par exemple

  •  si vous avez commis une erreur sur la facture initiale
  •  si vous voulez ajouter quelque chose à la facture, comme un rabais de volume ou un rabais pour paiement anticipé

Une autre raison, moins courante – mais certainement tout aussi valable ! – pour établir une facture de crédit est de se débarrasser d'une facture impayée. Pourquoi feriez-vous cela ? Lorsqu'un client a été déclaré en faillite ou est en procès, vous savez que vous ne pouvez plus attendre de paiement. En abandonnant la dette, vous pouvez récupérer la TVA et vous ne devez pas payer d'impôts sur celle-ci. Veuillez noter que cela n'est possible que si vous pouvez démontrer que vous ne pouvez plus prendre d'autres mesures pour recouvrer votre facture. 

Nous vous conseillons donc de tenter d'abord une procédure de recouvrement pour récupérer le montant total de la facture. Unpaid peut vous aider dans ce domaine. Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez planifier une séance d'information à un moment qui vous convient :

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Quelles sont les conditions que doit remplir une note de crédit ?

Une note de crédit se présente fondamentalement de la même manière qu'une facture. La principale différence est que le montant indiqué sur une note de crédit est toujours négatif. En outre, vous devriez mettre "note de crédit" en haut de la page au lieu de "facture". 

Tout comme une facture a un numéro de facture, vous devez ajouter un numéro à votre note de crédit. Vous n'êtes pas obligé de saisir un numéro distinct, mais vous pouvez faire en sorte que le numéro de la note de crédit suive celui de votre facture :

1 Facture 2022/0001
2 Note de crédit 2022/0002
3 Facture 2022/0003

 

Vous faites également toujours référence à la facture à laquelle la note de crédit se rapporte : par exemple, avec la mention "Crédit de la facture 2022/0001". Si la TVA est applicable à votre note de crédit, vous indiquez également : "TVA à rembourser à l'État dans la mesure où elle a été initialement déduite". 

Ces informations figurent également sur votre note de crédit (comme sur une facture) :

  • Les coordonnées et le numéro d'entreprise de vous-même et de votre client
  • Votre numéro de compte et les détails du paiement
  • La date d'expédition
  • Le montant total du remboursement (hors et incluant le pourcentage de TVA correct)
  • Le motif de l'envoi de la note de crédit


Souhaitez-vous obtenir des informations supplémentaires ? N'hésitez pas à nous appeler au +32 9/396.34.00 ou à nous envoyer un courriel à info@unpaid.be.