Privacyverklaring

Introductie

Wie zijn wij?

Unpaid (hierna “Unpaid”, “wij” of “ons”) hecht veel belang aan uw privacy en vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld.

Wij begrijpen dat u wilt weten waarom wij uw persoonsgegevens vragen en dat u mogelijks nieuwsgierig bent naar wat wij daar allemaal mee doen. Via deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) proberen wij hier alvast een antwoord op te bieden. Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen heeft, kan u ons vanzelfsprekend steeds contacteren.

Deze Privacyverklaring geldt enkel voor de persoonsgegevens die Unpaid (een initiatief van Advocatenkantoor De Groote – De Man, de handelsbenaming van de BV ovv BVBA Advocatenkantoor Patrick De Groote, met maatschappelijke zetel te Heernislaan 91, 9000 Gent en BTW/KBO-nr. 0878.001.735)  als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Dit is het geval wanneer wij, zoals hierna uiteengezet, het doel en de middelen (of het “waarom” en “hoe”) van de verwerking van uw persoonsgegevens bepalen.

Wat is ‘verwerking van persoonsgegevens’?

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, leest u verder in deze Privacyverklaring.

Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken of verspreiden van die gegevens.

Op wie en op wat is deze Privacyverklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op onze website www.unpaid.be (hierna de “Website”) en op de activiteiten die hiermee gepaard gaan en/of (commerciële) relaties die daaruit voortvloeien en daarmee onderhouden worden. Bijvoorbeeld naar aanleiding van een contactopname via de Website bij vragen of interesse in onze diensten, het afwikkelen van de ingediende claim(s)/invorderen van uw onbetaalde facturen, het downloaden van content op onze Website, …. 

De betrokkenen (hierna “u”, uw”) tot wie deze Privacyverklaring is gericht kunnen o.m. de bezoekers van de Website, de prospecten, de klanten, de leveranciers of voor zover geen natuurlijke personen de contactpersonen bij elk van hen dan wel enige andere individuen die in contact komen met ons, zijn.

Verwerking van persoonsgegevens

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens wanneer:

  • u ons contacteert of heeft gecontacteerd:
    Bv. een bezoek aan onze Website;
    Bv. het invullen van een contactformulier op onze Website;
    Bv. het downloaden van content op onze Website;
    Bv. het houden van een profiel op onze Website;
  • wij één van onze diensten aan u verlenen of hebben verleend;
  • wij u in de toekomst diensten zouden kunnen verlenen;
  • u een debiteur van één van onze klanten bent;
  • u de contactpersoon bent voor één van onze klanten of leveranciers. 

Welke persoonsgegevens kunnen wij verzamelen?

Wij kunnen onderstaande gegevens van u verwerken. Afhankelijk van de situatie beschikken wij echter niet steeds over al onderstaande gegevens:

  • Uw elektronische identificatiegegevens: IP-adres, browsertype, verbindingsmomenten,…
  • Uw contactinformatie: naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres,…
  • Uw financiële gegevens: betaalgegevens,…
  • Uw contactgeschiedenis: verzonden en ontvangen communicatie (bv. telefoongesprekken, e-mailberichten, social media, contactformulieren),…

Ingeval van een sollicitatie kunnen wij beschikken over uw identificatiegegevens (bv. kopie van uw identiteitskaart), uw persoonlijke kenmerken (bv. uw leeftijd, geboortedatum en – plaats, …) en uw werkgerelateerde gegevens (bv. CV, opleidingen, talenkennis, …).

Wat zijn de rechtsgronden die wij gebruiken om uw persoonsgegevens te verwerken?

Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden waarbij de verwerking steeds gesteund zal zijn op de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG of GDPR).

Wij steunen de verwerking van persoonsgegevens op de volgende gronden:

  1. De verwerking is noodzakelijk voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met onze klanten en/of leveranciers en teneinde u onze diensten te kunnen verschaffen.
  2. De verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting die op ons rust.
  3. De verwerking is gebaseerd op basis van onze gerechtvaardigde belangen die in specifieke gevallen zwaarder wegen dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten en mits aan specifieke voorwaarden is voldaan. Waar wij ons op deze juridische verwerkingsgrond baseren, zullen we de effecten die dit kan hebben op uw privacy beperken door ons gebruik ervan te minimaliseren en adequate toegangs- en beveiligingsgaranties in te stellen om ongeoorloofd gebruik te voorkomen.
  4. De verwerking is gebaseerd op uw toestemming. Deze toestemming wordt o.m.  afgeleid uit het vrijwillig en rechtstreeks verstrekken van uw gegevens aan ons al dan niet mondeling, schriftelijk of via een elektronisch webformulier/-bericht.

    U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen. Wij vragen u om een telefonische intrekking van uw toestemming steeds schriftelijk te bevestigen, dan wel uw toestemming in te trekken per e-mail of per brief.

Wat zijn de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de doeleinden die hieronder worden beschreven of waarvoor u anderszins specifiek toestemming hebt gegeven. We waken er steeds over dat wij enkel de gegevens verzamelen en verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

Wij verzamelen uw gegevens voor de volgende te onderscheiden doeleinden:

  • operationele doeleinden: bijvoorbeeld de optimalisatie van onze Website, statistische doeleinden en marktonderzoek, om onze diensten gebruikersvriendelijk te houden, het beantwoorden van uw contactvraag, etc.;
  • zakelijke doeleinden: bijvoorbeeld om met u te communiceren over onze diensten en deze te leveren en door u te laten gebruiken, om u te informeren over ons beleid en gebruiksvoorwaarden, om de relaties met onze potentiële en bestaande klanten te ontwikkelen en te beheren;
  • commerciële doeleinden: bijvoorbeeld voor het toesturen van marketingcommunicatie per e-mail of per post of om u de downloads van content op onze Website te kunnen bezorgen;
  • juridische of wettelijke doeleinden: wij kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens gebruiken en bewaren voor juridische redenen en procedures, om te voldoen aan wetgeving en overheidsbevelen; of om te kunnen voldoen aan onze interne en externe auditeisen, informatieveiligheid of ter bescherming of uitvoering van onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom of die van andere personen.

Wanneer wij uw persoonsgegevens wensen te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen, zullen wij u contacteren vóór de verdere verwerking van die gegevens.

Hoe lang bewarenwij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt.

Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen voor persoonsgegevens zijn gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het verstrekken van onze diensten.

Wanneer het niet langer noodzakelijk is uw persoonsgegevens te verwerken, zullen we uw persoonlijke gegevens wissen of anonimiseren. Als dit niet (technisch of praktisch) mogelijk is, bijvoorbeeld omdat uw gegevens in back-uparchieven zijn opgeslagen of omdat wij deze beperkt nodig hebben voor de administratie waarin informatie staat over betrokkenen die niet willen dat we in de toekomst opnieuw contact met hen opnemen, dan bewaren wij uw gegevens maar zullen wij deze niet verder verwerken en verwijderen van zodra dit mogelijk wordt.

Van wie ontvangen wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens van u rechtstreeks, van openbare bronnen (bv. Kruispuntbank voor Ondernemingen) of van derden verkrijgen (bv. wanneer u een debiteur van één van onze klanten bent).

Sommige gegevens worden daarenboven op geautomatiseerde wijze verzameld bij gebruik van onze Website door middel van het gebruik van cookies of daarmee vergelijkbare technologieën. Voor meer uitleg hierover verwijzen wij naar onze Cookieverklaring.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij hechten veel belang aan gegevensbeveiliging en hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorg)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. We beperken de toegang tot persoonlijke gegevens tot personeel en derden indien die toegang tot dergelijke informatie nodig hebben voor legitieme, relevante zakelijke doeleinden. Als advocatenkantoor, zijn wij tevens gebonden door het beroepsgeheim met betrekking tot de gegevens die wij in de uitvoering van onze opdracht verkrijgen.

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zullen wij alle toepasselijke meldplichten met betrekking tot dergelijk inbreuk opvolgen.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij zullen uw persoonsgegevens niet doorgeven aan derden, tenzij wanneer wij daar door de wet toe verplicht zijn, u daarin toestemt of wanneer het noodzakelijk is voor het bereiken van één van onze voormelde doeleinden.  
Wij delen uw persoonsgegevens o.m. met de volgende categorieën van ontvangers:

  • Samenwerkingspartners
    Voor het invorderen van uw onbetaalde facturen werken wij op vaste basis samen met het gerechtsdeurwaarderskantoor GDW (BV BVBA GDW-GENT, met maatschappelijke zetel gevestigd te Kortrijksesteenweg 1038, 9051 GENT, en BTW/KBO-nr. 0808.505.886).  
  • Externe dienstverleners
    Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners, zogenaamde “verwerkers”, ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het leveren van onze diensten, het beheren van onze CRM of IT-systemen of het uitvoeren van enige andere (interne) bedrijfsprocessen.

    Wij zullen uw persoonsgegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Deze dienstverleners zijn contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en zij hebben uitsluitend toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren.

    Wanneer één van onze externe dienstverleners zich buiten de Europese Economische ruimte (“EER”) bevindt, zorgen wij ervoor dat overdracht (beveiliging en verwerking) van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de wetgeving inzake en dat er een passend beschermingsniveau is.

    Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER naar andere landen dan deze waarvan de Europese Commissie acht dat zij een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming bieden (zie: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/internationaltransfers/adequ...), vindt plaats op basis van overeenkomsten met modelcontractbepalingen aangenomen door de Europese Commissie (zie: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/tran...) of andere passende waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
  • Overheid, politie, toezichthouders of gerechtelijke instanties
    Wanneer wij daar bij wet toe verplicht zijn, , kunnen wij uw persoonsgegevens delen met de overheid, politie, toezichthouders of rechtshandhavingsinstanties.

    Eveneens is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens delen wanneer wij als onderdeel van een due diligence met betrekking tot (het uitvoeren) van een fusie, overname of andere zakelijke transactie, uw gegevens moeten bekendmaken aan de mogelijke koper of verkoper of hun adviseurs.

Rechten van de betrokkene

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de over u verzamelde persoonsgegevens. Indien u beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens (per e-mail, telefoon of per post).

U beschikt over de volgende rechten:

  • Recht van inzage en kopie: indien u dat wenst kan u uw persoonsgegevens inzien en hiervan een kopie verkrijgen;
  • Recht van aanpassing of rectificatie: indien u meent dat we onjuiste gegevens hebben van u dan kan u ons dit laten weten en dan passen wij deze aan voor u;
  • Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid):  indien u dat wenst kan u van ons vragen dat wij uw persoonsgegevens verwijderen. Het kan zijn dat we voor andere doeleinden die gegevens wel nog moeten verwerken;
  • Recht op beperking van verwerking: indien u denkt dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken dan kan u deze verwerking ook laten beperken.
  • Recht van bezwaar: u kan ook bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien het om marketing gaat dan zullen we de verwerking zo snel als mogelijk stopzetten.
  • Recht op overdraagbaarheid: indien u uw persoonsgegevens wenst over te dragen, gelieve contact met ons op te nemen.

De uitoefening van bovenstaande rechten kan echter onderworpen zijn aan bepaalde uitzonderingen om het algemeen belang, onze belangen en belangen van andere individuen te beschermen.

Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient zullen wij eerst en vooral uw identiteit verifiëren door middel van het opvragen van een kopie van uw identiteitskaart. Dit doen we om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen terechtkomen.  

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend steeds op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van vier weken (bij eenvoudige verzoeken) dan wel 3 maanden (bij complexe of veelvoudige verzoeken) op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

Klachtmogelijkheden van de betrokkene

Ondanks alles dat wij in het werk stellen om uw privacy te beschermen en de wetgeving daaromtrent na te leven, kan het zijn dat u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en/of verwerken.

Vanzelfsprekend kan u in dat geval steeds contact met ons opnemen maar daarnaast beschikt u ook over andere klachtmogelijkheden:

U kunt een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit, die u via onderstaande gegevens kan contacteren:

Via brief:     
Gegevensbeschermingsautoriteit 
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Via e-mail: contact@apd-gba.be
Via telefoon: +32 (0)2 274 48 00
Via fax: +32 (0)2 274 48 35
    
U kunt eveneens, indien u schade zou lijden, een vordering tot schadevergoeding instellen bij de bevoegde rechtbank.

Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal nodigen wij u uit om de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/klacht-en-beroep.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om eenzijdig wijzigingen of aanpassingen aan te brengen aan deze Privacyverklaring. De meest recente versie is echter te allen tijden beschikbaar op onze Website.

Contact

Vragen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens en alle verzoeken met betrekking tot het uitoefenen van uw daarmee verband houdende rechten of klachten kan u richten aan ons:

Via brief:
Unpaid
t.a.v. klacht- en privacy afdeling
Heernislaan 91
9000 Gent

Via e-mail: info@unpaid.be 

Via telefoon: +32 (0)9 225 23 16 

Via fax: +32 (0)9 225 53 94