7 erreurs courantes sur les factures et comment les éviter

Si votre facture contient une erreur, il est possible que vous deviez attendre son paiement plus longtemps. Vérifiez donc soigneusement vos factures avant de les envoyer à vos clients. Aussi, des informations incorrectes ou incomplètes rendent votre facture invalide, ce qui fait que le client n'est plus obligé de les payer. Nous avons recensé ici les 7 erreurs les plus importantes, afin que vous puissiez être sûr d'établir des factures correctes !

erreurs courantes sur les factures et comment les éviter

 

Erreur 1 : votre facture n'est pas bien identifiable

Affichez clairement votre logo et/ou votre nom sur la facture afin que votre client sache immédiatement qu'elle provient de vous. Utilisez de préférence un modèle standard qui sera reconnaissable pour votre client. Il est également essentiel que vous incluiez le mot « Facture ».

 

Erreur 2 : des dates importantes ne figurent pas sur votre facture

Deux dates doivent être mentionnées sur une facture correcte : la date d'envoi et la date d'échéance. La date d'envoi est la date à laquelle vous envoyez la facture à votre client. La date d'échéance est la date ultime de paiement de la facture.

Cette date de paiement dépend du délai de paiement que vous avez indiqué dans vos conditions générales. Le maximum est de 60 jours. Vous n’avez pas de conditions générales ? La date d'échéance est alors automatiquement fixée à 30 jours après la date de la facture.

 

Erreur 3 : informations incorrectes ou incomplètes

Sur chaque facture, vous devez indiquer à la fois vos coordonnées complètes, mais aussi celles du client. À ce titre, la loi entend :

  • le nom professionnel officiel (le nom lié au numéro d'entreprise, il peut différer du nom commercial)
  • l'adresse physique complète
  • le numéro de TVA ou d'entreprise

N'oubliez pas de mentionner votre code IBAN. Ainsi, votre client n'aura pas à chercher votre numéro de compte et pourra payer votre facture plus rapidement. En d'autres termes, simplifiez la tâche à votre client afin qu'il effectue le paiement le plus facilement possible.

En outre, veillez à fournir une description claire des services ou des produits que vous avez fournis. Cela vous permettra également d'éviter les discussions sur le contenu de la facture.

 

Erreur 4 : numéro de facture incorrect ou manquant

La loi exige qu'un numéro de facture unique soit indiqué sur chaque facture. Ces chiffres doivent se suivre pour que les autorités fiscales puissent vérifier convenablement vos comptes pour des raisons diverses, notamment les factures impayées. Par exemple, vous pouvez numéroter vos factures de cette manière : 2022001, 2022002 ...

 

Erreur 5 : les montants indiqués sur votre facture ne sont pas clairs

Votre client doit savoir au premier coup d'œil combien il doit payer et de quels éléments se compose ce montant. L'idéal est d'indiquer le prix unitaire, le nombre d'unités, le prix total sans TVA, le taux de TVA appliqué et enfin le montant total TVA incluse.

Il est important que vous indiquiez le bon taux de TVA. Selon le service ou le produit que vous fournissez, il peut être de 6 %, 12 % ou 21 %. Assurez-vous que les choses soient claires pour votre client et décomposez les différents montants figurant sur votre facture en fonction du taux de TVA applicable.

Évitez de faire figurer sur votre facture des coûts qui n'ont pas été initialement convenus ou mentionnés dans le devis. De cette façon, vous minimisez le risque de non-paiement.

 

Erreur 6 : une facture dans la mauvaise langue

Vous devez rédiger vos factures dans la langue du pays ou de la région où vous êtes établi. Votre facture est rédigée dans une autre langue ? Ce n'est pas un problème tant que votre client paie. Si votre client ne paie pas, il peut y avoir un problème.

Comment éviter ce problème lorsque le client ne comprend pas votre langue ? Pour éviter tout malentendu, vous pouvez ajouter une traduction exacte à votre facture.

 

Erreur 7 : votre facture a été modifiée

Une fois que vous avez envoyé votre facture au client, vous n'êtes pas autorisé par la loi à la modifier. Il est interdit d'ajouter ou de supprimer quelque chose.

Si vous avez surfacturé, vous pouvez résoudre ce problème par une note de crédit. Si vous avez facturé trop peu, vous devez émettre une facture supplémentaire.

 

Enfin, nous souhaitons dissiper un autre malentendu : bien que certaines sources affirment qu'elle l'est, l'inscription de votre client au RPM n'est pas obligatoire. Vous n'avez donc pas besoin de vous référer au registre des personnes morales (RPM) de la commune dans laquelle votre client a son siège social.

En évitant ces erreurs courantes, les factures que vous établirez seront automatiquement correctes. Pour vous faciliter la tâche, nous avons également préparé un modèle de facture :

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