Nouvelle loi sur les dettes des consommateurs : règles plus strictes pour les entreprises et les sociétés de recouvrement de créances

Qu'est-ce qui a changé pour les entreprises ?

Le premier rappel est toujours gratuit

Le premier rappel de paiement est toujours gratuit. Ce n'est qu'à partir du deuxième rappel que les entreprises peuvent facturer des frais, dans la limite de 7,5 euros plus les frais d'envoi, par exemple pour un timbre. Si vous proposez des services réguliers et que vous facturez mensuellement, par exemple, le premier rappel pour la première facture (mois 1) et le premier rappel pour la deuxième facture (mois 2) ne sont pas facturés. Ce n'est qu'après l'échéance de la troisième facture que des frais de 7,5 euros, plus les frais de port, peuvent être facturés.

Vous devez envoyer vos rappels sur un support durable, comme par la poste ou le fax. Heureusement, le courrier électronique est également considéré comme un bon moyen.

Informations essentielles sur votre première lettre de rappel : que doit-elle contenir ?

Lorsque vous rédigez votre première lettre de rappel ou de relance, il y a des mentions essentielles à ne pas oublier. Voici les points à mentionner :

• Mentionnez le solde dû et l'éventuelle clause pénale qui s'appliquera si le paiement n'est pas effectué dans les 14 jours.
• Veillez à ce que le nom et le numéro d'entreprise du créancier soient clairement indiqués.
• Décrivez le produit ou le service fourni à l'origine de la dette. Indiquez également la date d'échéance.
• Précisez le délai dans lequel la dette doit être payée avant que des frais, des honoraires ou des intérêts supplémentaires ne soient facturés.
• Précisez le délai dans lequel la dette doit être payée avant que des frais, des honoraires ou des intérêts supplémentaires ne soient facturés.

En outre, en tant qu'entreprise, vous devez être en mesure de présenter au consommateur, à sa demande, les pièces justificatives de la dette. Il est également nécessaire de fournir toutes les informations pertinentes relatives à la contestation de la dette.

Frais en cas de non-paiement

Après l'envoi de votre premier rappel gratuit, vous devez faire preuve de patience avant de pouvoir facturer des frais (telles qu'une clause pénale et des intérêts).

Si vous avez envoyé le rappel par voie électronique, vous ne pouvez facturer des frais qu'après 14 jours calendaires. Si vous avez choisi d'envoyer la lettre de rappel par la poste, le délai de 14 jours ne commence à courir qu'à partir du troisième jour ouvrable suivant la date de l'envoi de la lettre de rappel. Il faut donc tenir compte du fait que le délai commence à courir un peu plus tard.

Une fois les 14 jours calendaires écoulés sans paiement, les intérêts peuvent être ajoutés. Les règles diffèrent selon le statut de votre entreprise :

• Si vous êtes une PME, vous pouvez facturer des intérêts à partir du jour où vous avez envoyé le premier rappel.
• Si vous n'êtes pas une PME, les intérêts ne commencent à être pris en compte qu'à partir du 14e jour après l'expiration du délai initial.

Les intérêts autorisés pour les consommateurs sont conformes à la loi du 2 août 2002, qui a été conçue à l'origine pour les dettes entre entreprises. En août 2023, ils s'élèvent à 12 %. Vous pouvez toujours consulter le classement actuel ici.

Attention, bien qu'il s'agisse d'une dette de consommateur, le législateur a choisi d'utiliser les intérêts pour les dettes commerciales.

La clause pénale maximale que vous pouvez demander est également claire et limitée :

• Dettes jusqu'à 150 euros : la clause pénale peut s'élever à un maximum de 20 euros.
• Dettes comprises entre 150,01 euros et 500 euros : la clause pénale peut s'élever à 30 euros au maximum, plus 10 % du montant de la tranche supérieure à 150 euros.
• Dettes à partir de 500,01 euros : la clause pénale peut s'élever à un maximum de 65 euros, plus 5 % du montant de la tranche supérieure à 500 euros, avec une limite totale de 2000 euros.

Exemple

Imaginez que vous ayez une dette de 200 euros. Voici comment la clause pénale est calculée :

• Pour les 150 premiers euros : la clause pénale s'élève à 20 euros.
• Pour le montant restant (50 euros), la clause pénale est calculée de cette façon : 10 % de 50 euros = 5 euros.
• Au total, le montant maximum de la clause pénale est de 20 euros + 5 euros = 25 euros.

Dans ce cas, la clause pénale pour une dette de 200 euros sera donc de 25 euros.

Qu'est-ce qui a changé pour les agences de recouvrement de créances, les avocats et les autres agents de recouvrement ?

Contrôle obligatoire du respect des clauses

Les agences de recouvrement, les avocats et les autres agents de recouvrement ont une responsabilité cruciale : ils doivent obligatoirement vérifier que leurs clients respectent les clauses d'intérêts et de dédommagements. En cas de non-respect des règles, les agents de recouvrement ne sont pas autorisés à envoyer une mise en demeure.

Exigences relatives à l'ouverture d'un dossier et aux coûts

Des étapes spécifiques doivent être respectées lors de l'ouverture d'un dossier :

1. Une mise en demeure est envoyée au début du dossier.
2. Après l'envoi de la mise en demeure, un délai d'attente de 14 jours calendaires doit être appliqué. Notez que si la mise en demeure est envoyée par la poste, le délai de 14 jours ne commence à courir qu'à partir du troisième jour ouvrable suivant la date de l'envoi.
3. Ce n'est qu'après cette période d'attente que des frais peuvent être ajoutés au dossier. Le montant fixé pour ces frais correspond à ce que les entreprises sont autorisées à facturer.

Informations essentielles sur la mise en demeure : que doit-elle contenir ?

Si votre client n'a pas envoyé une première mise en demeure correcte, des mesures de suivi spécifiques s'appliquent. Vous commencez alors par envoyer une mise en demeure gratuite. Elle est suivie d'une deuxième mise en demeure, qui doit contenir les informations suivantes :

• Identification du créancier initial, y compris le nom, le numéro d'entreprise, l'adresse, les coordonnées et le statut. Si la créance a été cédée, les coordonnées du nouveau créancier doivent également être indiquées.
• Informations sur la société chargée du recouvrement à l'amiable, y compris le nom, le numéro d'entreprise, l'adresse et les coordonnées. Indiquez également les coordonnées du conseil de surveillance compétent au sein du SPF Économie.
• Une description détaillée du produit à l'origine de la dette, y compris sa date d'expiration.
• Une explication précise des montants réclamés au débiteur.
• Si le recouvrement est effectué par un avocat, un officier ministériel ou un mandataire judiciaire, ajouter le paragraphe suivant en gras (et dans une police différente) : « Cette lettre ne concerne PAS une citation au tribunal ou une saisie. Il ne s’agit pas d’une procédure de recouvrement judiciaire. ».
• Une référence au droit du consommateur d'obtenir, à sa demande, tous les documents relatifs à la dette.
• Une référence à la procédure à suivre en cas de contestation de la dette par le consommateur.
• La possibilité pour le consommateur de demander des facilités de paiement si le montant total ne peut être payé en une seule fois.
• La mention du fait qu'en l'absence de réponse dans le délai prévu à l'article XIX.9, § 1, d'autres mesures de recouvrement à l'amiable peuvent être prises.

Règles et réglementations supplémentaires

Outre les changements déjà mentionnés, la nouvelle loi prévoit d'autres dispositions plus strictes.

Lorsqu'un consommateur conteste la dette, l'agent de recouvrement doit décider dans un délai de 30 jours calendaires s'il y a lieu ou non de procéder à l'assignation. Si cette décision est prise plus tard, vous n'avez pas le droit de facturer des intérêts de retard jusqu'au jour de la décision. Si vous le faites à temps, ces intérêts peuvent commencer à courir avant cette date.