Eerst het basisprincipe
Zodra je een factuur uitschrijft, is de btw verschuldigd. Of je klant nu betaalt of niet, de fiscus wil zijn deel. Dat voelt onrechtvaardig, en dat is het ook een beetje.
Gelukkig voorziet de Belgische wetgeving, in lijn met artikel 90 van de Europese btw-richtlijn, dat je de afgedragen btw kan recupereren wanneer een vordering definitief oninbaar blijkt. Maar "definitief" is het sleutelwoord hier.
Laattijdige betaler vs. oninbare debiteur: een cruciaal verschil
Een klant die drie maanden te laat betaalt, is niet noodzakelijk een oninbare debiteur. Vervelend, ja. Maar btw-teruggave is in dat stadium nog niet aan de orde.
Je kan pas spreken van een oninbare vordering wanneer er een aantoonbare reden is dat betaling er niet meer komt. Denk aan:
- een faillissement of gerechtelijke reorganisatie van je klant
- een proces-verbaal van onvermogen
- volgehouden niet-betaling na herhaalde aanmaningen en aantoonbare invorderingspogingen
- een attest van oninbaarheid
Het verschil is niet alleen juridisch relevant, het bepaalt ook wanneer je actie kan ondernemen richting de fiscus.
Wat moet je kunnen bewijzen?
Btw terugvorderen is geen automatisme. Je moet kunnen aantonen dat je voldoende stappen hebt gezet om te innen. Concreet betekent dat: betalingsherinneringen versturen, formele aanmaningen sturen, een incassobureau, deurwaarder of advocaat inschakelen, eventueel dagvaarden.
Wie zijn dossier goed bijhoudt, staat hier sterk. Wie improviseerde, heeft een probleem.
Zorg dat je beschikt over:
- kopieën van alle facturen en aanmaningen
- correspondentie met de debiteur
- bewijs van invorderingspogingen (bv. tussenkomst gerechtsdeurwaarder)
- faillissementsvonnis of verslag van de curator indien van toepassing
De praktische stappen
Is de vordering oninbaar? Dan verloopt de teruggaaf via je periodieke btw-aangifte, maar er zijn een paar verplichte tussenstappen.
Stap 1 — Boek de vordering af. In je boekhouding verwerk je de vordering als oninvorderbaar, via een waardevermindering of afboeking.
Stap 2 — Maak een creditnota op. Je reikt een verbeterend stuk of creditnota uit voor het oninbare bedrag, met duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en de reden (oninbare schuld, faillissement, ...).
Stap 3 — Verwerk in je btw-aangifte. De gecrediteerde btw neem je op in de correctierubrieken van je aangifte. Welke vakken (bv. 61 of 64) hangt af van je situatie laat je boekhouder dit correct verwerken.
Wat als je klant later toch nog betaalt?
Het kan: een klant die je had afgeschreven, stort alsnog een bedrag. In dat geval moet je de eerder teruggevorderde btw opnieuw afdragen, en wel voor het effectief ontvangen bedrag, in het tijdvak van ontvangst.
Boekhoudkundig neem je de teruggenomen waardevermindering in resultaat. Administratief voeg je de verschuldigde btw toe in je aangifte. Geen paniek, maar wel iets om bij te houden.
De rode draad: documenteer alles
Btw terugvorderen op oninbare facturen is een recht. Maar het is een recht dat je moet verdienen met bewijs. Wie zijn debiteurenbeheer serieus neemt, wie aanmaningen verstuurt, opvolgt en vastlegt, staat een pak sterker bij de fiscus.
En hoe vroeger je een dossier professioneel laat opvolgen, hoe duidelijker de tijdlijn van je inspanningen.
Onbetaalde facturen professioneel laten opvolgen?
Bij Unpaid dien je jouw dossier digitaal in. Binnen de 5 werkdagen starten wij een juridische procedure op en sturen we een gerechtsdeurwaarder. Zonder dat je een advocaat nodig hebt en zonder dat je naar de rechtbank moet. In de meeste gevallen recupereren we de volledige hoofdsom. Kunnen we toch niet innen? Dan bezorgen we je een attest van oninbaarheid waarmee je de BTW kan recupereren.