Voorschotfactuur B2B: wanneer, hoe en wat als je klant niet betaalt

Wat is een voorschotfactuur in B2B?

Een voorschotfactuur is een factuur waarmee je een deelbedrag of een percentage van de totaalprijs vooraf factureert aan een andere onderneming. Ze lijkt op een gewone factuur, maar het verschil zit in het moment en het bedrag: je factureert nog niet het eindtotaal, maar een afgesproken voorschot.

Het grote verschil met een proforma is de bedoeling. Een proforma is informatief. Een voorschotfactuur vraagt effectief betaling en moet dus ook correct opgesteld zijn.

Voorschotfactuur, gewone factuur of proforma?

In B2B spreek je het voorschot altijd vooraf af in je offerte of overeenkomst. Niet uit formalisme, maar omdat dat document later je enige bewijs is dat de klant akkoord ging.

En wat is dan een proforma?

Een proforma is geen factuur, maar een voorbeeld van een factuur. Je stuurt hem op voorhand, zodat je klant precies ziet wat hij gaat betalen voordat er iets officieel is.

Je gebruikt hem vooral in drie situaties:

• De klant heeft een document nodig om intern goedkeuring te krijgen. Grotere bedrijven maken pas een bestelbon of betaalopdracht op als er iets op papier staat met bedragen en btw erop.
• Bij export buiten de EU, waar de douane een waardedocument vraagt voor de zending vertrekt.
• Als je vooruitbetaling vraagt maar nog geen factuur wil of mag opmaken.

Het verschil met een voorschotfactuur zit in de gevolgen. Een proforma krijgt geen nummer uit je factuurreeks, je boekt hem niet in, en je klant kan er geen btw op aftrekken. Een voorschotfactuur doet dat alles wel.

Wanneer gebruik je een voorschotfactuur?

Een voorschot is zinvol zodra jij kosten of risico neemt voordat de opdracht volledig is uitgevoerd:

• Langlopende opdrachten in bouw, IT, consultancy of creatieve projecten.
• Hoge inkoop- of materiaalkosten die je niet volledig zelf wil voorfinancieren.
• Reservaties en geplande capaciteit, bijvoorbeeld bij events, productie of gespecialiseerde dienstverlening.
• Bescherming tegen laattijdige annulering of een klant die afhaakt.
• Voorspelbaardere cashflow, zonder te wachten op de eindfactuur.

Een voorschot werkt het best als onderdeel van een duidelijke commerciële afspraak: welk percentage, wanneer te betalen, en hoe het later op de eindfactuur wordt verrekend.

Welke gegevens moeten op een voorschotfactuur staan?

In de praktijk gelden dezelfde basisvereisten als voor een gewone factuur. Een slordige voorschotfactuur is in B2B een reëel risico, want je klant stelt sneller vragen over btw-aftrek, boeking en latere verrekening.

Neem minstens dit op:

• Je eigen bedrijfsgegevens: officiële naam, adres, ondernemingsnummer en btw-nummer.
• De gegevens van je zakelijke klant, met correcte bedrijfsnaam, adres en btw-nummer.
• Een factuurdatum en een uniek factuurnummer dat past in je nummering.
• Een duidelijke vermelding dat het om een voorschot of aanbetaling gaat, in de titel of de omschrijving.
• Een voldoende concrete omschrijving van de goederen of diensten waarop het voorschot slaat, met verwijzing naar de offerte of overeenkomst.
• Het voorschotbedrag, als vast bedrag of als percentage van de totaalprijs.
• Het btw-tarief, het btw-bedrag en de totalen exclusief en inclusief btw, tenzij een vrijstelling of verlegging geldt.
• De vervaldag, de betaalinstructies en je rekeningnummer. Een vervaldatum is sterk aan te raden omdat duidelijke betalingstermijnen discussie helpen vermijden.
• De leveringsdatum, of de datum van ontvangst van het voorschot wanneer dat relevant is.
• Je betalingsvoorwaarden of een verwijzing naar je algemene voorwaarden.
• De juiste taal en, waar de verplichting geldt, het juiste elektronische factuurformaat en kanaal.

Maak de omschrijving niet te kort. "Voorschot" alleen is te vaag. Beter: "Voorschot 30% op offerte OFF-2026-014 voor levering en installatie van kantoorverlichting." Zo weet je klant waarop de betaling slaat, en zie je later zelf meteen hoe je moet verrekenen.

Dat is geen administratieve muggenzifterij. Als het ooit tot invordering komt, is die omschrijving het verschil tussen een duidelijk dossier en een discussie.

Is een voorschotfactuur met of zonder btw?

De vraag is niet of iets een voorschot is, maar of de onderliggende levering of dienst btw-plichtig is. Is de prestatie belastbaar, dan zet je normaal ook btw op de voorschotfactuur.

Uitzonderingen bestaan: een btw-vrijgestelde prestatie, of situaties van btw-verlegging zoals in bepaalde grensoverschrijdende dossiers. Dan gebruik je de vermelding die bij die regeling hoort, geen standaard btw-lijn.

Twijfel je, zeker bij internationale transacties of sectorspecifieke regels, dan check je het met je accountant. Een foute btw-regeling op het voorschot leidt bijna altijd tot correcties op de eindfactuur.

Hoe maak je een voorschotfactuur correct op?

1. Spreek het voorschot vooraf af. Leg in je offerte of overeenkomst vast welk bedrag of percentage vooraf betaald wordt en wanneer. Dit is de belangrijkste stap, en de stap die het vaakst wordt overgeslagen.
2. Gebruik een duidelijke titel. Zet "voorschotfactuur" of "aanbetaling" op het document zelf.
3. Omschrijf de prestatie concreet. Verwijs naar de offerte en maak duidelijk waarop het voorschot betrekking heeft.
4. Vermeld het juiste bedrag en de juiste btw. Geef aan of het om een percentage of een vast bedrag gaat en toon btw en totalen correct.
5. Voorzie een duidelijke vervaldag. Zonder vervaldag heb je geen basis om op te volgen.
6. Verreken het voorschot op de eindfactuur. Toon daar het totaal van de opdracht en breng het betaalde voorschot in mindering.

Werk je regelmatig met voorschotten, gebruik dan één vast sjabloon. Minder fouten, en duidelijker voor je klant en je boekhouding.

Kort voorbeeld

Voorschotfactuur 2026-014

Omschrijving: Voorschot 30% op offerte OFF-2026-014 voor ontwikkeling van maatwerksoftware
Bedrag excl. btw: € 3.000,00
Btw 21%: € 630,00
Totaal te betalen: € 3.630,00
Vervaldag: 14 dagen na factuurdatum
Vermelding: dit voorschot wordt in mindering gebracht op de eindfactuur

Wat als je voorschotfactuur onbetaald blijft?

Volg snel en gestructureerd op

1. Stuur een duidelijke herinnering met verwijzing naar de factuur, de vervaldag en de oorspronkelijke afspraak.
2. Blijft reactie uit, stuur dan een formele ingebrekestelling met een concrete termijn en de vermelding van wat je daarna doet. Vraagt je klant intussen uitstel van betaling, beslis dan bewust of je daarop ingaat en leg de nieuwe afspraak schriftelijk vast.
3. Leg je dossier samen. Offerte, bestelbon, e-mails, algemene voorwaarden. Bij een voorschotfactuur is dit extra belangrijk: je moet kunnen aantonen dat je klant vooraf akkoord ging met de aanbetaling. Beweert hij later dat er nooit een voorschot is afgesproken, dan is je factuur betwist en valt ze buiten de IOS-procedure.
4. Beslis intern of je verder levert. Als je voorwaarden dat toelaten, kan niet-betaling van het voorschot een reden zijn om nog niet te leveren of de uitvoering op te schorten.

Wat Unpaid kan doen bij een onbetwiste voorschotfactuur

Gaat het om een onbetwiste B2B-vordering, dan kan Unpaid de juridische invordering opstarten via de IOS-procedure, de Belgische procedure voor onbetwiste geldschulden tussen ondernemingen.