Wat houdt debiteurenbeheer in?
Debiteurenbeheer omvat alles wat je doet om je facturen op tijd betaald te krijgen. Het begint bij duidelijke betaalafspraken en correcte facturen. Daarna volgen het bewaken van vervaldagen, herinneringen en het opvolgen van betalingsafspraken.
Bij goed debiteurenbeheer weet iedereen wie welke actie onderneemt. Ook ligt vooraf vast wat er gebeurt wanneer een klant na meerdere contactpogingen nog steeds niet betaalt.
Hoe organiseer je debiteurenbeheer zelf?
Je hebt vooral een vaste aanpak nodig die je consequent toepast. Begin met deze vijf stappen.
1. Maak duidelijke betaalafspraken
Leg vóór je levert of een opdracht uitvoert vast wanneer je klant moet betalen. Zorg dat de afspraken in je offerte, overeenkomst en factuur op elkaar aansluiten.
Verstuur je factuur tijdig en controleer of alle gegevens kloppen. Een ontbrekende bestelreferentie of een verkeerd facturatieadres kan de verwerking bij je klant vertragen.
2. Wijs één verantwoordelijke aan
Bepaal wie de openstaande facturen bewaakt en de opvolging coördineert. Zo voorkom je dat de administratie denkt dat sales al heeft gebeld, terwijl sales wacht op een herinnering van de administratie.
Maak ook afspraken over wie uitstel of een afbetalingsplan mag goedkeuren. Leg toezeggingen aan je klant vast, zodat iedereen met dezelfde informatie werkt.
3. Plan vaste opvolgmomenten
Bekijk op vaste momenten welke facturen vervallen zijn. Stuur een duidelijke herinnering met het factuurnummer, het openstaande bedrag, de betaalgegevens en een concrete betaaldatum.
Blijft een reactie uit? Neem persoonlijk contact op. Vraag waarom je klant nog niet heeft betaald en wat nodig is om dat op te lossen.
4. Volg betaalbeloftes op
Belooft je klant op een bepaalde datum te betalen? Bevestig die afspraak schriftelijk en controleer daarna of de betaling binnenkomt.
Houd ook bij waarom een factuur openstaat. Een administratieve fout, een tijdelijk betalingsprobleem en een discussie over de levering vragen elk een andere aanpak.
5. Bepaal wanneer je verdere stappen zet
Blijf niet eindeloos dezelfde herinnering sturen. Spreek intern af wanneer je een dossier opnieuw beoordeelt en beslist over verdere invordering.
Kijk daarbij naar de reactie van je klant, eerdere betaalbeloftes, het openstaande bedrag en eventuele betwistingen.
Gebruik software om terugkerend werk te beperken
Je hoeft niet elke vervaldag en herinnering handmatig op te volgen. Facturatie- of debiteurenbeheersoftware kan je helpen om openstaande bedragen te bundelen, herinneringen te versturen en communicatie bij te houden.
Bekijk eerst wat je huidige pakket al ondersteunt. Onderzoek daarna of aanvullende software, bijvoorbeeld van een partner, het werk eenvoudiger maakt.
Automatiseer terugkerende taken, maar houd iemand verantwoordelijk voor de opvolging. Een verstuurde herinnering vertelt je nog niet waarom je klant niet betaalt. Reacties, betwistingen en betaalafspraken blijven aandacht vragen.
Wat doe je als je klant toch niet betaalt?
De volgende stap hangt af van de reden waarom betaling uitblijft.
| Situatie | Wat doe je? |
|---|---|
| Je klant heeft de factuur niet ontvangen of mist informatie | Bezorg de juiste gegevens en bevestig wanneer betaling volgt. |
| Je klant vraagt uitstel | Beoordeel het voorstel en leg een eventuele afspraak schriftelijk vast. |
| Je klant houdt zich aan een afgesproken afbetalingsplan | Volg de betalingen verder op. |
| Je klant betwist de prijs, levering of prestatie | Vraag concreet wat er niet klopt en verzamel de relevante bewijsstukken. |
| Je klant reageert niet of komt betaalbeloftes niet na, zonder de factuur te betwisten | Beoordeel of je het dossier overdraagt voor verdere invordering. |
Wanneer schakel je Unpaid in?
Heb je je klant herinnerd, persoonlijk contact geprobeerd en betaalafspraken opgevolgd, maar blijft betaling uit? Dan kan Unpaid de volgende stap zijn voor je onbetwiste B2B-factuur.
Je draagt daarbij het onbetaalde dossier over, niet je volledige debiteurenbeheer. Je blijft zelf factureren en je andere klanten opvolgen. Unpaid verzorgt de invordering van het dossier dat je indient.
Voor geschikte dossiers met een Belgische debiteur gebruiken we de IOS-procedure: de Invordering van Onbetwiste Schulden. Tijdens de indiening wordt gecontroleerd of je dossier aan de toepassingsvoorwaarden voldoet. Consumentenschulden en inhoudelijk betwiste facturen komen niet in aanmerking voor deze procedure.
Hoe werkt dat?
Je dient je dossier online in en bezorgt de nodige factuur- en klantgegevens. Na de controles en opstart gaat binnen vijf werkdagen een gerechtsdeurwaarder bij je klant langs met een officiële aanmaning tot betaling.
Vanaf de betekening krijgt je klant één maand om te betalen, betalingsfaciliteiten te vragen of de schuld gemotiveerd te betwisten. Zonder betaling, overeengekomen afbetalingsplan of gemotiveerde betwisting kan na minstens acht bijkomende dagen een proces-verbaal van niet-betwisting worden opgesteld.
Wat kost het?
Bij de indiening betaal je een voorschot dat afhangt van de waarde van je dossier. Wordt het dossier volledig geïnd, inclusief de kosten, dan krijg je dat voorschot integraal terug.
Dankzij de kostprijsgarantie is je voorschot je maximale kost. Beslis je na een negatief advies van Unpaid en de gerechtsdeurwaarder toch verder te gaan, dan vervalt die bescherming voor de daaropvolgende kosten. Dat wordt vooraf met je besproken. Bekijk daarom vooraf de kosten voor jouw dossier.
Je hebt geen abonnement of exclusiviteitscontract nodig en er geldt geen minimumfactuurbedrag. Je kunt Unpaid dus ook inschakelen voor één dossier.
Je hebt opgevolgd. Tijd voor de volgende stap.
Herinneringen verstuurd en betaalbeloftes opgevolgd, maar je klant betaalt nog steeds niet? Je hoeft niet je volledige debiteurenbeheer uit te besteden. Laat Unpaid je onbetwiste B2B-factuur met een Belgische debiteur invorderen, terwijl jij je op je onderneming richt.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de taken van een debiteurenbeheerder?
Een debiteurenbeheerder volgt facturen op, verstuurt herinneringen en bewaakt betaalafspraken. Blijft betaling uit, dan bepaalt die volgens de interne afspraken welke volgende stap nodig is.
Kan ik Unpaid inschakelen voor één factuur?
Ja, als je factuur aan de toepassingsvoorwaarden voldoet. Er is geen abonnement of minimumfactuurbedrag. Bekijk vooraf welk voorschot voor je dossier geldt.
Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en invordering via Unpaid?
Debiteurenbeheer is je dagelijkse aanpak om facturen op tijd betaald te krijgen. Unpaid verzorgt de vervolgstap voor onbetwiste B2B-facturen die ondanks die opvolging onbetaald blijven, via de IOS-procedure met een gerechtsdeurwaarder.