Wat is een ingebrekestelling?
Een ingebrekestelling is een formele kennisgeving waarin je de andere partij laat weten dat zij haar verplichtingen niet nakomt. Je beschrijft de achterstand of de fout, je vraagt alsnog correcte uitvoering of betaling, en je geeft daarvoor een duidelijke termijn.
Het verschil met een herinnering zit niet in de toon, maar in de functie. Een herinnering is opvolging. Een ingebrekestelling is bewijs: ze legt vast dat je de tegenpartij een laatste, concrete kans hebt gegeven.
Blijft er daarna niets komen, dan sta je sterker om verdere stappen te zetten of bijkomende rechten in te roepen op basis van je contract en de toepasselijke wet.
Voor B2B-facturen in België spelen daarnaast ook je algemene voorwaarden, de overeenkomst zelf en de wetgeving over betalingsachterstand bij handelstransacties een rol.
Herinnering, aanmaning of ingebrekestelling?
In de praktijk doorloop je zelden één stap. De meeste dossiers volgen dezelfde ladder, en elke trede heeft een ander doel.
| Stap | Doel | Wanneer gebruik je het? |
| Betalingsherinnering | De klant erop wijzen dat een factuur vervallen is | Kort na de vervaldag, relatie blijft volledig intact |
| Aanmaning | Druk opbouwen en een nieuwe deadline geven | Als de herinnering genegeerd werd |
| Ingebrekestelling | Formeel in gebreke stellen met een laatste termijn | Als minnelijke opvolging niet werkt en je juridisch duidelijkheid wil |
| Juridische invordering | Betaling afdwingen | Als de termijn verstreken is en de factuur onbetwist is kan dit via IOS, indien wel betwist moet je naar de rechtbank. |
Een herinnering, aanmaning of ingebrekestelling kan in de praktijk nuttig zijn om druk op te bouwen en je dossier duidelijk te documenteren. Maar voor een IOS-procedure is een voorafgaande ingebrekestelling geen verplichte stap.
Wanneer stuur je een ingebrekestelling?
Zodra duidelijk is dat de andere partij haar verplichting niet nakomt en gewone opvolging niet meer volstaat. Typische situaties:
- Je klant betaalt je factuur niet, ondanks meerdere herinneringen.
- Een leverancier levert niet binnen de afgesproken termijn.
- Uitgevoerde werken bevatten gebreken die niet worden hersteld.
- Een afgesproken prestatie blijft uit terwijl de vervaldag al voorbij is.
In al die gevallen geef je met een ingebrekestelling nog één duidelijke kans om correct uit te voeren, en leg je tegelijk vast dat die kans er geweest is.
Is een ingebrekestelling altijd verplicht?
Nee. Een ingebrekestelling is niet in elke situatie verplicht, en zeker niet om een IOS-procedure op te starten.
Bij onbetaalde B2B-facturen kan een ingebrekestelling wel nuttig zijn om je standpunt duidelijk te maken, bijkomende druk op te bouwen en je dossier beter te documenteren. Maar juridisch is ze geen voorwaarde om verdere stappen te zetten via IOS.
Ook een extra herinnering vooraf is in principe niet verplicht. In de praktijk kiezen veel ondernemingen daar wel voor, omdat een korte herinnering of aanmaning per e-mail vaak al resultaat oplevert.
Wat moet er in de brief staan?
Een goede ingebrekestelling is helder, feitelijk en concreet. Geen vage dreigementen, geen emotionele formuleringen. Het doel is niet indruk maken, maar juridisch en praktisch duidelijk zijn.
Neem minstens dit op:
- De volledige gegevens van beide partijen.
- Een duidelijke verwijzing naar de overeenkomst, factuur of opdracht.
- Een concrete omschrijving van de tekortkoming of de openstaande schuld.
- Het bedrag of de prestatie die je nog eist.
- Een redelijke termijn waarbinnen de tegenpartij nog kan nakomen.
- De expliciete vermelding dat dit een formele ingebrekestelling is.
- Wat je zal doen als er geen reactie of betaling volgt.
- Datum, naam en handtekening of een duidelijke afzender.
Dat laatste punt wordt vaak vergeten, maar is net waar de druk zit. "Verdere stappen" zegt niets. "Juridische invordering via een gerechtsdeurwaarder" zegt alles.
Als je graag gebruik maakt van een sjabloon, kan je altijd ons voorbeeld van een ingebrekestelling downloaden en aanvullen waar nodig:
Gratis template van een ingebrekestelling
Welke termijn is redelijk?
Dat hangt af van wat je vraagt. Voor een gewone onbetaalde B2B-factuur wordt in de praktijk vaak een korte, concrete termijn gebruikt, bijvoorbeeld acht kalenderdagen. Gaat het om een herstel, een vervanging of een complexere prestatie, dan is een langere termijn gepaster.
Belangrijk is dat je deadline geloofwaardig is en past bij wat je vraagt. Een onrealistisch korte termijn werkt tegen je als de zaak later wordt beoordeeld.
Per e-mail of aangetekend versturen?
Een ingebrekestelling of herinnering per e-mail is in de praktijk perfect bruikbaar. Belangrijk is vooral dat je duidelijk communiceert wat er openstaat, wat je vraagt en tegen wanneer.
Aangetekend versturen kan, maar is zeker niet altijd noodzakelijk. Die drempel wil je vaak net niet onnodig hoog maken. In veel dossiers volstaat een duidelijke herinnering of ingebrekestelling per e-mail.
Controleer wel je contract en algemene voorwaarden. Soms staat daarin hoe formele kennisgevingen moeten worden verzonden. Dan volg je best die afspraak.
Voorbeeldbrief ingebrekestelling
Zo kan een korte ingebrekestelling voor een onbetaalde factuur eruitzien:
Betreft: formele ingebrekestelling, factuur [factuurnummer]
[Naam onderneming] stelt [naam debiteur] hierbij formeel in gebreke voor de niet-betaling van factuur [factuurnummer] ten bedrage van [bedrag], vervallen op [datum].
Ondanks eerdere herinneringen van [data] bleef betaling uit.
Wij verzoeken je het openstaande bedrag volledig te betalen uiterlijk binnen [aantal] kalenderdagen na ontvangst van deze brief, op rekening [rekeningnummer], met vermelding van [referentie].
Blijft betaling uit, dan behouden wij ons het recht voor verdere stappen te zetten en desgevallend intresten, kosten en juridische invordering toe te passen conform de overeenkomst en de toepasselijke wetgeving.
[Datum, naam, functie, handtekening]
Gebruik dit als vertrekpunt, niet als blind sjabloon. Pas feiten, bedragen, termijnen en contractuele verwijzingen altijd aan je eigen dossier aan.
Je klant reageert niet. Wat nu?
Verstrijkt de termijn zonder betaling of reactie, dan is dit je checklist:
- Bewaar de ingebrekestelling en het verzendbewijs. Dit is vanaf nu je dossier.
- Controleer of de termijn effectief verstreken is. Reken vanaf ontvangst, niet vanaf verzending.
- Bereken het actuele saldo, inclusief eventuele interesten en kosten volgens contract en wet.
- Check of je klant de factuur ergens betwist heeft. Dat is bepalend voor welke route je kan nemen.
- Beslis of minnelijke opvolging nog zin heeft of dat je overgaat op juridische invordering.
Bij grote bedragen, een dreigende verjaring, signalen van solvabiliteitsproblemen of een betwisting wacht je beter niet te lang. Elke maand stilstand verkleint je kans op betaling.
Wat Unpaid doet bij onbetwiste B2B-facturen
Specifiek voor onbetwiste B2B-facturen in België is Unpaid de logische volgende stap wanneer herinneringen en een ingebrekestelling niets opleveren.
Unpaid is geen klassiek incassobureau, maar een digitaal platform voor de juridische invordering van onbetaalde B2B-facturen via de IOS-procedure (Invordering Onbetwiste Schulden), zonder dat je zelf via een advocaat of de rechtbank moet passeren.
Hoe het verloopt
Binnen de vijf werkdagen na het ingeven van je dossier gaat een door ons aangewezen gerechtsdeurwaarder bij je klant langs om te melden dat het dossier in de IOS-procedure zit.
Vanaf dat moment start een periode van 38 dagen waarin je klant kan betalen of een afbetalingsplan kan aanvragen. Gebeurt dat niet, dan wordt nadien een uitvoerbare titel verkregen waarmee beslag mogelijk wordt. Het is dus een dwingende procedure die je klant niet kan negeren.
Wat het je kost
Het uitgangspunt is dat je klant alle kosten draagt. Bij betaling ontvang je 100% van het geclaimde bedrag, en recupereer je via de btw bovendien 21% van het schadebeding.
Om een dossier op te starten betaal je een voorschot voor de gerechtsdeurwaarder. Dat krijg je integraal terug zodra je klant betaalt. Het bedrag hangt af van je claim en volgt de wettelijke tarieven van de gerechtsdeurwaarder. Een overzicht vind je in onze FAQ onder "Wat kost Unpaid?".
Daarnaast: geen abonnement, geen minimumfactuurbedrag en geen exclusiviteitscontract.
Wanneer het niet past
De IOS-procedure werkt alleen voor onbetwiste schulden tussen ondernemingen. Betwist je klant de factuur inhoudelijk, dus over het bedrag, de prestatie of de voorwaarden, dan is het dossier niet langer onbetwist en geldt een andere aanpak. Gaat het om een consumentenschuld, dan gelden eveneens andere regels.
Twijfel je of jouw factuur in aanmerking komt? De Inningscheck geeft je in enkele minuten een eerste indicatie. Dat is een indicatie, geen garantie.
Reageerde je klant niet op eerdere aanmaningen, en doet hij dat nu nog steeds niet? Dan is het tijd om de Unpaid-procedure in te zetten.
