Bestaat er een wettelijke termijn om te factureren?
In België bestaat geen algemene wet die zegt dat een factuur bijvoorbeeld binnen 30 of 60 dagen na de levering moet worden opgemaakt. Er is dus geen vaste, algemene “facturatiedeadline” waarna een factuur automatisch ongeldig zou zijn. Dat betekent echter niet dat een leverancier eindeloos kan wachten.
In de praktijk zijn twee zaken heel belangrijk:
- Contractuele afspraken: wat er in het contract, de offerte of de algemene voorwaarden staat over facturatie.
- Rechtsverwerking: of jij als klant de mogelijkheid hebt om de factuur nog op een redelijke manier te controleren.
Contractuele facturatietermijnen
Ook het contract tussen partijen speelt een grote rol. In offertes, raamovereenkomsten of algemene voorwaarden staat vaak een clausule over facturatie, bijvoorbeeld: “Factuur wordt uiterlijk binnen 30 dagen na levering opgemaakt.”
Als de leverancier pas vele maanden of jaren later factureert, kan dat in strijd zijn met die contractuele afspraak. In dat geval kun je als klant argumenteren dat de leverancier te laat is om nog te factureren zoals voorzien, en dat dit zijn positie verzwakt. Zeker wanneer je door het lange tijdsverloop de factuur niet meer degelijk kunt controleren (bv. dossiers afgesloten, documenten weg, medewerkers vertrokken), kan dit een stevig verweer zijn.
Let wel op: een rechter zal altijd het volledige plaatje bekijken. Soms zal een overschrijding van de contractuele termijn niet automatisch leiden tot volledige onbetaalbaarheid, maar kan ze wel aanleiding geven tot een gedeeltelijke afwijzing of een sterkere positie in onderhandelingen.
Rechtsverwerking: wanneer “te laat” echt te laat wordt
Daarnaast bestaat ook het principe van rechtsverwerking. Dat betekent dat een schuldeiser zijn recht kan verliezen doordat hij zich zodanig gedraagt dat de schuldenaar er redelijkerwijs op mag vertrouwen dat het recht niet meer zal worden uitgeoefend.
Bij laattijdige facturatie kan dat bijvoorbeeld spelen wanneer:
- De schuldeiser zeer lang stilzit zonder enige herinnering of communicatie.
- De schuldenaar op basis daarvan mag aannemen dat er geen factuur meer zal volgen.
- Jij je positie daarop hebt afgestemd, bijvoorbeeld door alle stukken te vernietigen of het dossier definitief te sluiten.
Rechtsverwerking is uitzonderlijk en wordt door rechtbanken streng beoordeeld. Louter het feit dat er veel tijd is verstreken, is meestal niet genoeg. Er moet sprake zijn van concrete omstandigheden waardoor het echt onredelijk zou zijn dat de schuldeiser alsnog factureert. Het blijft dus een argument dat vooral in specifieke gevallen kans maakt, niet een standaardoplossing.
Wat doe je als je een onverwachte, laattijdige factuur ontvangt?
Krijg je onverwacht een factuur lang na de prestatie, dan kun je best gestructureerd te werk gaan:
- Controleer de datum van de prestatie of levering
Noteer wanneer de goederen of diensten precies zijn geleverd. - Bekijk het contract en de voorwaarden
Ga na wat er in de offerte, overeenkomst of algemene voorwaarden staat over facturatietermijnen. Staat daar een duidelijke uiterste datum, dan kan een erg late factuur strijdig zijn met die afspraken. - Vraag bewijs van de prestatie
Twijfel je aan de inhoud of omvang van de factuur, vraag dan bijkomend bewijs: bestelbonnen, leveringsbonnen, rapporten, e-mails, urenstaten, enzovoort. De schuldeiser moet kunnen aantonen dat de schuld bestaat. - Reageer schriftelijk en gemotiveerd
Weiger niet zomaar mondeling. Stuur een duidelijke, gemotiveerde reactie (bij voorkeur per aangetekende brief of e-mail met ontvangstbewijs) waarin je jouw opmerkingen of verweren uitlegt, bijvoorbeeld verjaring, contractuele termijn of gebrek aan controleerbaarheid.
Conclusie
Een laattijdig verstuurde factuur is in België niet automatisch ongeldig, maar ze is ook zeker niet onaantastbaar. Omdat er geen algemene wettelijke facturatietermijn bestaat, zijn vooral contractuele afspraken, de ernst van de laattijdigheid, jouw mogelijkheid om de factuur nog te controleren en eventueel rechtsverwerking doorslaggevend.
Gaat het om een aanzienlijk bedrag of een complexe situatie, dan is het verstandig om met alle stukken (factuur, contract, e-mails) juridisch advies in te winnen.