Aanmaningskosten aanrekenen, hoe doe ik dat correct?

Zorg voor de juiste contractuele basis voor aanmaningen

Als je in het contract met je klant of in je algemene verkoopsvoorwaarden geen aanmaningskosten voorzien hebt, mag je wettelijk alleen nalatigheidsintresten aanrekenen wanneer de debiteur op de vervaldag niet betaald heeft. Deze interesten, vastgelegd op 12,5% per jaar, kan je aanrekenen vanaf de vervaldag van de factuur. Dit percentage kan jaarlijks wijzigen (geüpdatet op 05/04/2024).

Heb je geen overeenkomst of goede algemene verkoopsvoorwaarden (vaak ook factuurvoorwaarden genoemd), dan mag je daarbovenop geen extra aanmaningskosten aanrekenen.

 

Je hebt de juiste contractuele basis, maar je klant betaalt niet op tijd

Als je klant niet op tijd betaalde, raden we je aan om in eerste instantie een betalingsherinnering te sturen. De meeste ondernemingen brengen op dit moment nog geen aanmaningskosten in rekening. Je kán dit natuurlijk wel voorzien, maar het is niet erg klantvriendelijk. Soms gaat een factuur echt verloren in de post of de spamfilter …

Deze herinnering stuur je via e-mail of brief. Omdat je bij e-mail een bewijs van verzending hebt, en soms ook van ontvangst en opening, geniet de digitale weg de voorkeur. Let er wel op dat je het juiste e-mailadres gebruikt.

 

Na een herinnering betaalt je klant nog steeds niet …

Op dit moment stuur je best een formele aanmaning. Dit is een e-mail of een brief waarin je expliciet zegt dat je de klant in gebreke stelt om te betalen.

Dan kan je ook de aanmaningskosten die je contractueel voorzien hebt in rekening brengen. Hoe? Bezorg de debiteur een duidelijk overzicht van de openstaande facturen en vermeld hierbij ook de toegepaste aanmaningskosten. Idealiter noteer je hierbij ook op welke rekening je het bedrag verwacht.

 

Een voorbeeld ter illustratie

"Hieronder vind je een overzicht van de openstaande facturen:

Factuur X:	€ 1.250 (incl. btw)
Factuur Y:	€ 784 (incl. btw)
Nalatigheidsintrest:	€ 27,38
Forfaitair schadebeding:	€ 100
Totaal te betalen op rekening BE12 3456 7891 0111:	€ 2.161,38

 

 

 

 

 

 

Mogen wij vragen dit saldo te voldoen binnen de 8 dagen. Indien hier geen gevolg aan wordt gegeven, zullen wij Unpaid inschakelen als onze externe inningspartner."

 

Aanmaningskosten aanrekenen: zo hoort het niet

De factuur opnieuw sturen, maar ze verhogen met de aanmaningskosten

Je factuur achteraf gaan aanpassen is absoluut uit den boze. Een factuur is een juridisch document dat je dient op te maken op basis van de btw-wetgeving voor een geleverd(e) goed of dienst. Je mag dit document na het uitschrijven nooit meer aanpassen.

 

In je overzicht het factuurbedrag verhogen met de aanmaningskosten

Een slecht plan. Dit schept verwarring en maakt de kans alleen maar kleiner dat je de factuur kan innen.

 

Een nieuwe factuur sturen met toevoeging van de aanmaningskosten

Deze werkwijze zien we vaak, maar is niet correct. Op aanmaningskosten is geen btw verschuldigd, je moet ze dus volgens de btw-wetgeving niet factureren. Sterker nog: het mag niet. Als je aanmaningskosten factureert, zondig je tegen de btw-wetgeving en maak je het jezelf moeilijker dan nodig.

 

Je klant betaalde na het aanrekenen van de aanmaningskosten enkel de hoofdsom

Soms betaalt de debiteur na het versturen van de aanmaning de hoofdsom van de factuur, maar niet de door jou aangerekende aanmaningskosten.

Op zich geen drama: je bent erin geslaagd je zuurverdiende centen te krijgen en je hoefde geen verdere stappen te ondernemen. Toch kan het vervelend zijn bij klanten die vaak te laat betalen. Je wilt niet instemmen met het herhaalde misbruik én het bezorgt je een pak extra werk.

Wil je de klant toch dwingen om deze kosten te betalen, dan kan je de betaling van een recente factuur toewijzen aan de oudste openstaande factuur. LET OP: Dit kan enkel als je algemene voorwaarden dit toelaten. Daarin moet een vermelding zoals deze staan: “Een betaling wordt steeds aangerekend op de oudste openstaande factuur.”

 

Een voorbeeld ter illustratie

Je klant moet jou nog de volgende bedragen:

• € 1.000 voor factuur A.
• € 80 voor de aanmaningskosten op factuur A.
• € 2.000 voor factuur B.

Je klant betaalt € 1.000 voor factuur A en € 2.000 voor factuur B. De € 80 wordt echter niet betaald. In dat geval wijs je de ontvangen € 2.000 voor € 1.920 toe aan factuur B en voor € 80 aan de aanmaningskosten. Hierdoor blijft er toch een te betalen saldo over van €80 bij factuur B.

 

Conclusie: wees voorbereid

Een goede contractuele basis en algemene verkoopsvoorwaarden zijn erg belangrijk om aanmaningskosten te kunnen aanrekenen. Ook het correct toepassen ervan is cruciaal voor je onderneming.

Betaalt je klant na je invorderingsstappen nog steeds niet? Dan is Unpaid je geknipte partner om dat op de juiste manier, juridisch correct, op te lossen.