Wat is een aangetekende zending?
Een aangetekende zending is een brief die je via de post of een elektronische aangetekende dienst verstuurt, waarbij je een bewijs ontvangt van zowel verzending als ontvangst van de brief. Het geeft je bewijs van verzending én ontvangst, wat nuttig is wanneer een klant klant later beweert de factuur of ingebrekestelling niet te hebben ontvangen.
In welke vorm mag een aangetekende brief verstuurd worden?
In België kun je een aangetekende zending op twee manieren versturen:
- Fysiek via de post, waarbij je een papieren ontvangstbewijs krijgt.
- Elektronisch aangetekend, via erkende platforms (bv. DIGICONNECT of Aangetekend), met een digitaal bewijs van verzending en ontvangst.
Beide vormen hebben dezelfde juridische waarde en kunnen worden gebruikt als bewijs in een gerechtelijke procedure.
Is een aangetekende zending verplicht?
Het korte antwoord: nee, een aangetekende zending is niet wettelijk verplicht om een onbetaalde B2B-factuur te innen in België.
Zodra de factuur vervallen is, is je klant in principe in verzuim, en kun je verdere (juridische) stappen zetten.
Toch wordt een aangetekende ingebrekestelling soms aanbevolen:
- Het toont dat je de klant formeel aanmaant om te betalen.
- Het versterkt je bewijspositie bij betwistingen of juridische stappen.
Maar onthoud: je hoeft deze ingebrekestelling niet aangetekend te versturen. Je mag ze ook gewoon als document via e-mail naar je klant sturen.
Stappenplan voor het innen van onbetaalde facturen
Onbetaalde facturen opvolgen doe je best gestructureerd. Volg onderstaand stappenplan om je kans op betaling te maximaliseren en je cashflow te beschermen.
1️⃣ Informele herinnering
Stuur kort na de vervaldatum een vriendelijke betalingsherinnering per e-mail of telefoon. Soms is een vergeten betaling snel opgelost met een simpel seintje.
2️⃣ Dwingendere aanmaning
Blijft betaling uit? Verstuur dan een formelere herinnering per e-mail of post waarin je duidelijk de factuurnummer, het bedrag en een nieuwe, korte betaaltermijn vermeldt.
3️⃣ Formele ingebrekestelling
Nog steeds geen reactie? Verstuur een ingebrekestelling, al dan niet aangetekend, waarin je formeel de betaling eist binnen een concrete termijn (bv. 8 dagen). Meld ook dat je bij uitblijven van betaling verdere (juridische) stappen zal ondernemen.
Download template ingebrekestelling
4️⃣ Juridische inning via Unpaid
Geen betaling én geen betwisting? Dan kun je bij Unpaid jouw onbetaalde B2B-factuur eenvoudig juridisch innen via de IOS-procedure (Invordering Onbetwiste Schulden).
Deze versnelde procedure heeft heel wat voordelen:
- Snelheid: sneller dan een klassieke juridische procedure via de rechtbank
- Kostenefficiënt: geen advocaat- en/of gerechtskosten
- Eenvoudig: indienen duurt slechts enkele minuten en gebeurt volledig online
5️⃣ Betwisting? Dan via rechtbank
Bij betwisting van je factuur is de IOS-procedure niet mogelijk. Hoe banaal de betwisting ook lijkt, enkel de rechter mag hierover oordelen. Je moet in dit geval dus via de rechtbank (met of zonder advocaat) je vordering verder afdwingen.
Een aangetekende brief is niet verplicht, maar wel slim
Hoewel een aangetekende zending niet verplicht is om een B2B-factuur te innen in België, is het een belangrijk instrument in jouw debiteurenbeheer om je bewijspositie te versterken en druk te zetten op je klant. Blijft betaling uit? Wacht niet tot je cashflow lijdt onder laattijdige betalers. Unpaid helpt je snel met de IOS-procedure om jouw geld te innen.
Test Unpaid eens uit: