E-facturatie via Peppol: wat is er verplicht?
Peppol is een internationaal netwerk waarmee ondernemingen facturen veilig en gestandaardiseerd van boekhoudsoftware naar boekhoudsoftware sturen. Het doel: minder administratieve fouten, minder btw-fraude.
Wat vangt Peppol automatisch op?
Peppol werkt met een verplicht UBL-formaat. Ontbreekt er iets technisch, dan wordt je factuur simpelweg niet verzonden of aanvaard. Dat voorkomt de klassieke slordigheidsfouten: geen factuurnummer, geen datum, foutieve klantgegevens of een btw-nummer in het verkeerde formaat.
Concreet controleert Peppol:
- Of er een factuurnummer en -datum aanwezig zijn
- Of leverancier en klant technisch correct zijn ingevuld
- Of btw-tarieven en -bedragen zijn opgegeven
- Of er een geldig totaalbedrag en ontvanger-ID staat
In de praktijk levert dat een duidelijke daling op van boekhoudkundige blokkeringen en invoerfouten.
Wat ziet Peppol niet?
Hier zit het risico. Peppol checkt de structuur van je factuur, niet de inhoud. Een factuur kan technisch perfect verzonden worden en toch problemen geven bij een btw-controle of betalingsgeschil.
Peppol controleert niet of:
- Het toegepaste btw-tarief correct is voor die levering of dienst
- De klant juridisch juist geïdentificeerd is (juiste rechtspersoon, exploitatiezetel)
- De omschrijving van goederen of diensten voldoende duidelijk is
- De leverings- of prestatiedatum klopt
- Je betalingstermijn rechtsgeldig en duidelijk is uitgedrukt
- Je algemene voorwaarden correct van toepassing zijn verklaard
Een vage omschrijving, een fout tarief of een ontbrekende betalingsvoorwaarde laat Peppol gewoon passeren. De verantwoordelijkheid voor een inhoudelijk correcte, juridisch geldige factuur ligt volledig bij jou.
Wat moet er wettelijk op een factuur staan in België?
De Belgische btw-wetgeving legt duidelijke factuurverplichtingen op. Deze info is verplicht op elke factuur:
- Datum van uitreiking
- Opeenvolgend factuurnummer
- Naam en adres van je onderneming
- Btw-nummer van je onderneming
- Naam en adres van de klant (B2B)
- Btw-nummer van de klant (bij intracommunautaire leveringen of B2B)
- Beschrijving van de goederen/diensten
- Leverings- of prestatiedatum
- Prijs exclusief btw, btw-tarief en totaal incl. btw
- Eventuele kortingen
- Betalingstermijn (bv. 14 dagen, 30 dagen…)
Als je iets hiervan vergeet, kan je factuur geweigerd worden door je klant, btw-controle of rechtbank.
Wat zet je best ook op je factuur (maar is niet verplicht)?
Naast de wettelijke verplichtingen zijn er een aantal elementen die sterk aanbevolen zijn.
Ze helpen je vooral bij wanbetaling of juridische procedures.
Algemene voorwaarden
Vermeld duidelijk dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Bijvoorbeeld:
"Onze algemene voorwaarden zijn van toepassing op al onze facturen en opdrachten. Raadpleeg ze via www.jouwbedrijf.be/algemene-voorwaarden.”
Dit helpt je bij:
- invorderingskosten
- interesten
- betwistingen
Gevolgen bij laattijdige betaling
Vermeld expliciet wat er gebeurt als een factuur niet op tijd betaald wordt.
Bijvoorbeeld:
- Vanaf wanneer interesten lopen (bv. vanaf de vervaldatum)
- forfaitaire schadevergoeding geldt (bv. 10% met minimum €40)
Dit maakt je positie bij invordering veel sterker.
Bestelreferentie of PO-nummer
Voor grotere bedrijven of overheden is een purchase order (PO) vaak nodig voor interne verwerking.
Zonder referentie kan een factuur soms administratief geblokkeerd worden.
Contactgegevens voor vragen of betwistingen
Vermeld een duidelijk aanspreekpunt voor factuurvragen.
Bijvoorbeeld:
“Voor vragen over deze factuur: finance@jouwbedrijf.be”
Zo vermijd je dat klanten laattijdige betaling rechtvaardigen met:
“We wisten niet bij wie we terechtkonden.”
Je bankrekeningnummer en IBAN
Vermeld duidelijk:
- IBAN
- naam van de rekeninghouder
- eventueel BIC
Dit lijkt logisch, maar wordt verrassend vaak vergeten of onduidelijk vermeld.
Wat zet je best niet op je factuur?
Sommige zaken kunnen je factuur net zwakker maken bij een discussie.
Vage omschrijvingen
Zoals “diensten geleverd”, “werk volgens afspraak” of “diverse kosten”. Gebruik liever een duidelijke beschrijving zoals:
“Installatie aircosysteem type X op 21/06/2025 op locatie Y.”
Hoe specifieker je factuur, hoe sterker je bewijs bij een betwisting.
Langdradige of informele notities
Zoals: “Sorry voor de vertraging, ik stuur het nu pas” of “We spreken later wel af voor betaling”. Dit ondermijnt je eigen standpunt bij geschillen.
Afgeronde bedragen zonder detail
Een totaal van €1.000 zonder uitleg kan twijfel oproepen.
Geef altijd een duidelijke opsplitsing van:
- uren
- materialen
- diensten
Verkeerde klantgegevens
Controleer altijd het juiste btw-nummer, officiële naam en adres. Bij fouten riskeer je dat de factuur ongeldig verklaard wordt bij controle of betwisting.
Checklist: wat moet er op een factuur staan?
Gebruik deze snelle checklist wanneer je een factuur opstelt:
✔ Factuurnummer
✔ Factuurdatum
✔ Naam en adres leverancier
✔ Btw-nummer leverancier
✔ Naam en adres klant
✔ Btw-nummer klant (B2B)
✔ Omschrijving van goederen/diensten
✔ Leveringsdatum
✔ Prijs excl. btw
✔ Btw-tarief
✔ Totaal incl. btw
✔ Betalingstermijn
✔ IBAN
✔ Verwijzing naar algemene voorwaarden
✔ Eventuele interesten of schadevergoeding
Conclusie
Een goed opgestelde factuur is juridisch en commercieel goud waard. Het vermijdt verwarring, versnelt betalingen en beschermt je bij eventuele geschillen.
Neem dus 5 minuten extra de tijd om je factuur af te checken voor verzending en gebruik bovenstaande tips en voorbeelden als houvast.
Heb je een onbetwiste B2B-factuur die ondanks alles onbetaald blijft? Unpaid helpt je snel en zonder advocaat je geld te innen. Geen gedoe, wel resultaat: