Tijdig betaalde facturen? Zorg voor een goed debiteurenbeheer.

Een goed debiteurenbeheer is essentieel voor elke onderneming. Maar wat wil dat zeggen? En hoe ga je er het best mee aan de slag?

Wat is debiteurenbeheer?

Heel eenvoudig: debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die ervoor zorgen dat je klanten je facturen tijdig betalen.

Waarom is een goed debiteurenbeheer belangrijk?

Wanbetaling kan tot ernstige liquiditeitsproblemen leiden en in het ergste geval zelfs tot een faillissement. Maar debiteurenbeheer gaat verder dan wanbetalers aansporen om te betalen.

Je wil ook weten waarom je klant niet betaalt. Staat er een administratieve fout op je factuur? Is je product nooit aangekomen of je dienst niet helemaal correct geleverd? Er zijn tal van oorzaken waarom iemand een factuur niet kan of wil betalen.

Hoe pak je debiteurenbeheer aan?

Schrijf richtlijnen neer voor je onderneming. Denk daarbij na over deze vragen:

  • Welke soort klanten aanvaard je op basis van welke voorwaarden en criteria?
     
  • Welke soort klanten ga je monitoren voor je met ze in zee gaat?

  • Met welke klanten zet je de samenwerking stop vanaf welk moment?

debiteurenbeheer-Unpaid

 

We geven je hieronder nog een aantal extra tips om aan goed debiteurenbeheer te doen.

Tips voor een goed debiteurenbeheer:

  1. Wees klantgericht en denk commercieel

    Houd altijd in je achterhoofd dat een klant een potentiële wanbetaler kan worden. Probeer dus altijd mee te denken en de goede relatie te bewaken. Heeft je klant een betalingsprobleem, ga dan samen met hem op zoek naar een oplossing. Maar wees ook niet naïef. Gemaakte afspraken moeten worden nagekomen.

  2. Maak betalen zo eenvoudig mogelijk

    Maak het je klant zo gemakkelijk mogelijk om te betalen. Vervang bijvoorbeeld een factuur op papier door een digitale versie. Of voorzie beide.
     
  3. Bepaal de kredietwaardigheid van je klant
     

    Voor je met een klant begint samen te werken is het goed om zijn kredietwaardigheid te kennen. Er zijn heel wat spelers op de markt die je daarbij kunnen helpen. Als een klant niet meteen goed scoort, werk dan misschien met voorafbetalingen of deelbetalingen. Maar onthoud ook: kredietwaardigheid is geen stabiel gegeven. Evalueer de kredietwaardigheid van je klanten zo nu en dan opnieuw.

  4. Gebruik een duidelijke factuur
     

    Bezorg een heldere, overzichtelijke factuur met daarop:

    - de geleverde dienst of het geleverde product

    - de bestelnummers of PO nummers

    - de uiterste betaaldatum

    Ben je op zoek naar een voorbeeld van een goede factuur met goede algemene voorwaarden? Maak dan gebruik van onze handige toolkit.

  5. Verstuur je facturen op tijd

    Waarom zou je wachten om je factuur te versturen? Heb je een dienst of product geleverd? Is er een abonnement vervallen of een bepaalde milestone bereikt? Dan is dat het moment om te factureren. Niet het einde van de maand.
     
  6. Stuur op tijd een herinnering
     

    Als de betaaltermijn overschreden is, stuur je best zo snel mogelijk een reminder naar je klant. Zo beperk je betaalachterstanden tot een minimum. Heb je nog geen goede reminder? Ook hier brengt onze toolkit soelaas.

  7. Bel je debiteur op
     

    Door te bellen achterhaal je op een persoonlijke en directe manier waarom een factuur nog niet betaald is. Zorg er wel voor dat je daarnaast ook altijd via mail of per brief aanmaant tot betaling. Het is belangrijk om iets op papier te hebben.

    Hoe pak je zo een telefonisch gesprek het best aan? In dit artikel vind je een aantal goede tips.

  8.  Dring het “totale openstaande saldo” terug
     

    Aan de hand van de “Days Sales Outstandig ratio” (DSO ratio) ken je het gemiddelde aantal dagen, dat je als onderneming nodig hebt om een factuur betaald te krijgen. Hoe korter dit aantal dagen is hoe beter je onderneming presteert.

    Bij Unpaid doen we er alles aan om je DSO-ratio te verbeteren.  Via onze website vorder je volledig online je onbetaalde B2B facturen in. Bovendien laten we je ineens weten of de factuur voldoet aan alle vereisten.

    Zit je met een onbetaalde factuur en heb je vragen over de werking van Unpaid? Bel snel naar +32 9 396 34 00 of laat ons hier weten wanneer je wil worden opgebeld.

    Probeer het eens en dien hieronder een onbetaalde factuur in: 

    Klaar om jouw onbetaalde facturen te innen?

    Vul je gegevens in om te starten.