Drie soorten bewaartermijnen
In België gelden er drie belangrijke types bewaartermijnen voor documenten:
- Fiscale bewaartermijn: Dit is de termijn waarin de fiscus documenten mag opvragen tijdens een belastingcontrole.
- Boekhoudkundige bewaartermijn: Deze termijn bepaalt hoe lang je je boekhouding en bewijsstukken moet bewaren volgens de boekhoudwetgeving.
- Juridische bewaartermijn: Deze termijn hangt samen met het recht om een vordering juridisch af te dwingen, bijvoorbeeld bij wanbetaling.
Fiscale bewaartermijn: minstens 7 jaar
Volgens de Belgische btw-wetgeving (artikel 60 van het Btw-wetboek) moet je alle documentatie die nodig is voor een btw-controle minstens 7 jaar bewaren, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het boekjaar.
Dit geldt voor:
- Uitgaande en inkomende facturen
- Betalingsbewijzen
- Creditnota’s
- Boekhoudkundige documenten
- Aftrekbare kosten en investeringen
Voor vastgoedfacturen met btw geldt zelfs 15 jaar. Dat heeft te maken met het herzieningssysteem van de btw op onroerende goederen: de fiscus kan tot 15 jaar controleren of de aftrek correct was, bijvoorbeeld bij aankoop of renovatie van bedrijfsvastgoed.
Boekhoudkundige bewaartermijn: ook 7 jaar
De boekhoudwetgeving (wet van 17 juli 1975) verplicht ondernemingen om hun boekhouding en de bijhorende bewijsstukken eveneens minstens 7 jaar te bewaren, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het boekjaar.
Voorbeelden:
- Dagboeken, inventaris, rekeninguittreksels
- Contracten, bestelbonnen
- Inkoop- en verkoopfacturen
Juridische bewaartermijn: minstens 10 jaar
Los van fiscale en boekhoudkundige regels is het ook juridisch slim om documenten voldoende lang te bewaren.
Zeker bij een openstaande of onbetaalde factuur speelt de verjaringstermijn een cruciale rol: dit is de periode waarin je jouw rechten nog kan afdwingen via juridische weg. Die termijn verschilt per type vordering.
Voor commerciële schuldvorderingen tussen bedrijven (B2B) geldt een algemene verjaringstermijn van 10 jaar. Gaat het om schuldvorderingen bij particulieren (B2C), dan is die termijn korter, namelijk 1 jaar.
Let op: in bepaalde sectoren zoals horeca, transport en beroepsopleidingen geldt een sterk verkorte verjaringstermijn van slechts 6 maanden. In deze gevallen is het cruciaal om facturen snel op te volgen, zeker bij wanbetaling.
Hier vind je meer informatie over verjaringstermijnen:
In welke vorm moet je documenten bewaren?
De wet laat toe om documenten digitaal te bewaren, zolang ze:
- Authentiek en ongewijzigd zijn
- Leesbaar blijven gedurende de hele bewaartermijn
- Op verzoek vlot kunnen worden opgevraagd of geprint
Een goed digitaal archief (bv. cloudopslag, boekhoudsoftware) is dus perfect legaal en vaak praktischer dan papieren mappen.
Wat als je je documenten te vroeg vernietigt?
Te snel documenten vernietigen kan ernstige gevolgen hebben:
- Bij een belastingcontrole kan je sancties krijgen of belastingvoordelen verliezen.
- Bij een juridisch geschil sta je zwakker zonder bewijsstukken.
- Het kan je rechten beperken bij een betwisting over betaling of prestatie.
Kortom: zonder factuur heb je geen bewijs voor je vordering.
Bereid je goed voor op wanbetaling
Een goed archief is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook je sterkste bescherming bij wanbetaling of conflicten.
Wil je je rechten kunnen afdwingen bij betwisting of onbetaalde schulden, bewaar dan alle facturen en bijhorende bewijsstukken minstens 10 jaar, ook al ben je soms wettelijk maar 7 jaar verplicht.
Merk je dat een klant je niet betaalt en heb je alle nodige facturen en bewijzen netjes bijgehouden? Dan kan je snel en juridisch correct schakelen.
Unpaid helpt je daar graag bij!