Plan een vast moment in je week
Klinkt simpel, maar het is essentieel: blokkeer elke week 30 tot 60 minuten in je agenda voor je debiteurenbeheer. Kies een moment waarop je normaal minder vergaderingen of klantencontact hebt (bijvoorbeeld dinsdagochtend of vrijdag net voor de middag).
Tijdens dit moment doe je:
- Check van nieuwe vervallen facturen
- Versturen van herinneringen of aanmaningen
- Eventuele telefoontjes of e-mails naar klanten
- Notities of opvolgacties bijhouden per dossier
Tip: maak er een gewoonte van, net zoals je je mailbox of planning checkt. Zo blijft je cashflow gezonder en hou je controle.
Gebruik een systeem of dashboard
Een overzicht is cruciaal. Werk je met een boekhoudpakket of facturatietool? De meeste software biedt een openstaande postenlijst of automatisch herinneringssysteem.
Unpaid biedt heel wat koppelingen met boekhoudsoftware:
Werk je niet met een tool? Dan kan je ook een eenvoudige Excel of Google Sheet gebruiken met kolommen zoals:
- Klantnaam
- Factuurnummer
- Datum & vervaldatum
- Openstaand bedrag
- Laatste contact
- Volgende actie + datum
Hoe overzichtelijker je systeem, hoe sneller je elke week actie onderneemt.
Werk met vaste templates voor herinneringen
Voorzie vooraf enkele e-mailsjablonen die je makkelijk kan personaliseren. Zo verlies je geen tijd met telkens een nieuw bericht opstellen, en werk je consistenter.
Gebruik gerust onze templates:
Herinnering met duidelijke betaaltermijn
Laatste aanmaning met waarschuwing voor gerechtelijke stappen
Plan af en toe een telefoontje in
Eén kort telefoontje werkt soms krachtiger dan drie e-mails. Zeker bij structurele laatbetalers of grotere bedragen.
Gebruik je wekelijkse moment ook om klanten te bellen die herhaaldelijk niet reageren. Hou het professioneel en to the point:
"Ik zie dat factuur X nog niet betaald is. Kan je me bevestigen wanneer de betaling volgt?"
Noteer alles wat besproken wordt in je opvolgsysteem.
Train jezelf (en je team) in alertheid
Debiteurenbeheer is geen geïsoleerde taak voor "later".
Het zit ook in:
- Duidelijke facturen opstellen
- Betalingsafspraken vastleggen vóór je start
- Waarschuwingssignalen van klanten sneller herkennen
Hoe beter je vooraf werkt, hoe minder je achteraf moet opvolgen.
Schakel op tijd hulp in
Stel je debiteurenbeheer niet te lang uit. Een onbetaalde factuur wordt moeilijker te innen naarmate de tijd vordert.
Is je klant een Belgische onderneming, en is de factuur onbetwist en vervallen? Dan kan je die eenvoudig laten innen via Unpaid.
Bij ons:
- Start je in enkele minuten je dossier
- Worden de juridische stappen snel opgestart via één van onze gerechtsdeurwaarders
- Betaal je geen abonnementskosten