In welke taal moet ik mijn algemene voorwaarden en facturen opstellen?
Facturering lijkt eenvoudig, maar voor Belgische bedrijven kunnen taalkundige kwesties voor verwarring zorgen. Stel je voor: je hebt als Belgisch bedrijf een klant die een andere taal spreekt. In welke taal stel je dan je factuur op? Op het eerste zicht lijkt het antwoord misschien logisch. Naar Nederlandstalige klanten stuur je een factuur in het Nederlands, Franstaligen bezorg je een factuur in het Frans en andere internationale klanten krijgen de Engelstalige versie in de bus. Maar juridisch zit het toch anders in elkaar. In dit artikel leggen we alles uit.
Taal van de factuur = taal van je taalgebied
Als Belgische onderneming ben je onderworpen aan de taalwetgeving. De taal waarin je jouw facturen moet opstellen, hangt af van het taalgebied waarin de exploitatiezetel van je onderneming gevestigd is. Het maakt daarbij niet uit welke taal je klant spreekt.
Dit zijn de regels:
- Vlaamse Gemeenschap: je facturen moeten in het Nederlands opgesteld zijn.
- Franse Gemeenschap: je stelt je facturen op in het Frans.
- Duitstalige Gemeenschap: je facturen zijn in het Duits opgesteld.
- Brussels Hoofdstedelijk Gewest: je hebt de keuze tussen Nederlands en Frans.
Uitzondering voor niet-Belgische klanten in de EER
Maar wat als je klant de taal van jouw Gemeenschap niet begrijpt? Voor niet-Belgische klanten in de Europese Economische Ruimte (EER) mag je naast de factuur in de officiële taal ook een vertaling versturen. Let op: deze vertaling moet opgesteld zijn in een officiële taal van een ander land in de EER.
Wat als ik mijn factuur in de verkeerde taal heb opgesteld?
Het kan gebeuren dat je per ongeluk de verkeerde taal gebruikt op een factuur. Als je klant de factuur betaalt, is er geen probleem. Maar als de klant niet betaalt, kan dit wel problemen veroorzaken. Een factuur in de verkeerde taal kan nietig verklaard worden door de rechter, wat betekent dat de debiteur niet veroordeeld kan worden tot betaling.
Simpelweg: voorkom problemen en vervang een factuur in de verkeerde taal snel door een identieke factuur in de juiste taal.
In welke taal stel ik mijn algemene voorwaarden op?
Terwijl voor facturen de taalregels duidelijk zijn, schrijft geen enkele wet voor in welke taal je jouw algemene voorwaarden moet opstellen. Wél moet je ze in begrijpelijke taal formuleren, zodat je ze kunt inroepen wanneer je klant niet betaalt.
Het volstaat dus niet om op je factuur te vermelden dat je algemene voorwaarden ook in andere talen te verkrijgen zijn. Stuur je klant meteen je algemene voorwaarden in een taal die hij zeker begrijpt.
Als je nog geen algemene voorwaarden hebt, kan je onze templates gebruiken in het Nederlands, Frans of Engels. Deze vormen alvast een basis voor jouw specifieke algemene voorwaarden.
Unpaid kan je helpen
Heb je vragen over de conformiteit van je facturen en algemene voorwaarden?
Of heb je hulp nodig bij het innen van onbetaalde facturen? Aarzel dan niet om ons te contacteren op info@unpaid.be of op 09 396 34 00.